Biała lista podatników - weryfikacja kontrahentów

System MojeBiuro24 umożliwia automatyczną weryfikację numeru rachunku bankowego kontrahenta na białej liście podatników dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów. Funkcja ma na celu usprawnienie procesu księgowania dokumentów, co będzie szczególnie ważne od 1 stycznia 2020 roku z uwagi na wchodzące w życie zmiany dotyczące transakcji powyżej 15 tys. zł. 

Biała lista podatników a obowiązek weryfikacji kontrahenta

Od 1 września 2019 roku dostępny jest elektroniczny wykaz z rachunkami przedsiębiorców tzw. biała lista podatników, w której znajdą się informacje o:

  • podmiotach zarejestrowanych i niezarejestrowanych do VAT,

  • podmiotach wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT,

  • firmowych numerach rachunków bankowych podatników VAT.

Wprowadzenie białej listy podatników nakłada obowiązek sprawdzania numeru rachunku bankowego sprzedawcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, gdyż płatność dotycząca transakcji między dwoma firmami o wartości co najmniej 15 tys. zł powinna być dokonywana na rachunek bankowy kontrahenta znajdujący się na białej liście.

Od 1 stycznia 2020 roku jeżeli płatność do transakcji o wartości co najmniej 15 tys. zł brutto  zostanie dokonana na inny rachunek bankowy niż wskazany na białej liście podatników, wydatki takie nie będą mogły stanowić kosztu uzyskania przychodu, a nabywca będzie narażony na dodatkowe sankcje.
Więcej można przeczytać w artykule: Biała lista podatników od września 2019 roku – jak weryfikować kontrahentów?

Jak dodać rachunek bankowy kontrahenta w systemie?

System dokona automatycznej weryfikacji numeru rachunku bankowego kontrahenta podczas księgowania wydatku o ile uprzednio rachunek ten zostanie wprowadzony do bazy CRM w danych kontrahenta. 

W tym celu należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI, zaznaczyć kontrahenta i wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. W wyświetlonym oknie należy przejść do zakładki DODATKOWE INFORMACJE oraz w sekcji KONTO BANKOWE KONTRAHENTA w pozycji NR KONTA uzupełnić numer rachunku bankowego. Do danego kontrahenta można przypisać tylko jeden rachunek bankowy.

biała lista podatników

Dodawanie rachunku bankowego kontrahenta jest możliwe także podczas księgowania wydatku w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT)/ WYDATEK, gdzie w pozycji DOSTAWCA należy wybrać opcję ZMIEŃ DANE

biała lista podatników

Wówczas pojawi się pole NUMER KONTA, w którym można uzupełnić numer rachunku bankowego kontrahenta. 

biała lista podatników

Sposoby dodawania nowego kontrahenta do systemu opisuje szczegółowo artykuł pomocy: Dodawanie nowego kontrahenta.

Weryfikacja rachunku bankowego przy księgowaniu wydatków

Podczas księgowania wydatków w systemie automatycznie dokonywana jest weryfikacja numeru rachunku bankowego kontrahenta z białą listą podatników, jeśli spełnione są łącznie warunki:

  1. dostawca jest podatnikiem VAT czynnym (system automatycznie odczytuje status VAT na podstawie NIP-u kontrahenta),

  2. wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł,

  3. w danych kontrahenta uzupełniony jest jego numer rachunku bankowego,

  4. jako metodę płatności wybrany jest PRZELEW.

biała lista podatników

System weryfikuje numer rachunku bankowego z białą listą podatników VAT na dzień wskazany w pozycji ZAPŁACONO. Jeśli data zapłaty nie zostanie uzupełniona podczas księgowania wydatku, wówczas pod uwagę brana jest DATA ODBIORU FAKTURY.

Jeżeli klient biura rachunkowego jest podatnikiem zwolnionym z VAT, wówczas nie określa się daty odbioru faktury podczas księgowania wydatku, a weryfikacja z białą listą podatników dokonywana jest na podstawie daty z pozycji ZAPŁACONO lub DATA WYSTAWIENIA FAKTURY (jeśli nieuzupełniona jest data zapłaty).

Weryfikacja numeru rachunku bankowego kontrahenta z białą listą podatników dokonywana jest w momencie, gdy zostały spełnione wszystkie wskazane warunki, po kliknięciu w opcję ZAPISZ.

Jeżeli rachunek bankowy sprzedawcy znajduje się na białej liście podatników to system dokona zapisu wydatku w ewidencjach, a w prawym górnym rogu pojawi się komunikat “Wydatek został dodany”.

Biała lista podatników - komunikat

W przypadku, gdy rachunek bankowy kontrahenta nie znajduje się na białej liście wówczas system wyświetla komunikat: “Numer rachunku bankowego kontrahenta nie znajduje się na białej liście podatników. Przeczytaj więcej na ten temat. Jesteś pewien, że chcesz kontynuować?”

biała lista podatników

Wybranie opcji TAK powoduje zapisanie wydatku. Jeśli jednak zostanie wybrana opcja NIE ponownie wyświetli się okno dodawania wydatku.

System poinformuje o negatywnej weryfikacji kontrahenta z białą listą podatników również gdy:
- sprzedawca posiada status podatnika zwolnionego z VAT,
- wybrana została inna metoda płatności niż PRZELEW,
- wartość księgowanego wydatku nie przekracza 15 tys. zł,
- identyfikator kontrahenta jest inny niż NIP lub REGON.

Eksport przelewów do banku a weryfikacja rachunku bankowego sprzedawcy

Na koncie klienta (z dostępnym pakietem “Księgowość online”) przedsiębiorca ma możliwość eksportu przelewów do banku. Jeśli płatność będzie przekraczała wartość brutto 15 tys. zł, wówczas system automatycznie zweryfikuje rachunek bankowy kontrahenta oraz pojawi się komunikat informujący czy wpisany numer rachunku znajduje się na białej liście podatników.

Eksportu do banku odbywa się w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie należy zaznaczyć wybrane wydatki i skorzystać z opcji EKSPORTUJ DO BANKU.

biała lista podatników

Jeżeli wszystkie rachunki bankowe kontrahentów dla transakcji powyżej 15 tys. zł będą znajdowały się na białej liście podatników, wówczas system automatycznie wygeneruje plik z listą przelewów do banku.

Jeśli natomiast rachunek bankowy kontrahenta nie będzie znajdował się na białej liście podatników to system wyświetli komunikat z informacją  “Rachunek nie znajduje się na białej liście podatników”. Wówczas przedsiębiorca ma możliwość weryfikacji wprowadzonego numeru rachunku bankowego kontrahenta oraz sprawdzenia czy dany numer rachunku, na który dokonywane jest zlecenie przelewu znajduje się na białej liście podatników w dniu, w którym generowany jest plik z eksportem do banku.

biała lista podatników

Komunikat “Rachunek nie znajduje się na białej liście podatników” przy rachunku bankowym kontrahenta pojawi się jeżeli:
- uzyskano negatywną odpowiedź przez API z białą listą podatników (dany rachunek bankowy się na niej nie znajduje),
- kontrahent, którego rachunek bankowy jest sprawdzany nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Historia weryfikacji kontrahenta na białej liście podatników

W systemie istnieje możliwość sprawdzenia historii dokonywanych weryfikacji numeru rachunku bankowego danego kontrahenta w zakładce CRM » KONTRAHENCI, po kliknięciu na nazwę firmy. W wyświetlonym oknie należ kliknąć na ikonę Biała lista podatników - ikona weryfikacji w systemieznajdującą się przy pozycji NR KONTA.

Biała lista podatników - historia weryfikacji numeru konta bankowego

Biała lista podatników - dzienny limit zapytań

Ilość zapytań przez API na białej liście podatników jest ograniczona ze względu na to, że Ministerstwo Finansów nałożyło w tym zakresie limit. Użytkownik może wykonać każdego dnia po 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie. Informacja na ten temat znajduje się na stronie: API Wykazu podatników VAT. Według zapowiedzi MF od listopada 2019 roku limity te mają ulec zmianie bądź zostać zlikwidowane.