Daty ważności produktów w magazynie

W systemie mojebiuro24.pl dla użytkowników prowadzących magazyn dostępna funkcja Daty ważności produktów. Umożliwia ona kontrolowanie dat przydatności dla wybranych produktów - towarów i kompletów (nie dotyczy usług), a także stosowanie metody FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi). Temat metody FeFo został szczegółowo omówiony w artykule pomocy: Metoda FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) w magazynie.

Funkcja dat ważności produktów dostępna jest wyłącznie na kontach z wykupionym pakietem zawierającym rozbudowany magazyn i dotyczy produktów typu: towar lub komplet (nie dotyczy usług).

Jak włączyć funkcję daty ważności produktów?

W celu włączenia funkcji dat ważności produktów na koncie należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN, zaznaczyć opcję WŁĄCZ DATY WAŻNOŚCI PRODUKTÓW i potwierdzić wybierając ZAPISZ.Daty ważności produktów w magazynie - jak włączyć?

Przy włączonej funkcji Daty ważności produktów, podczas dodawania towaru lub kompletu użytkownik ma możliwość zdefiniowania, czy dla danego produktu włączona ma zostać funkcja daty ważności.

Dodawanie produktu z datą ważności 

W celu włączenia dat ważności dla konkretnego produktu, w trakcie jego dodawania przez zakładkę: MAGAZYN » PRODUKTY » PRODUKT » DODAJ PRODUKT, należy zaznaczyć opcję DATA WAŻNOŚCI. Wówczas wyświetli się dodatkowe pole TERMIN PRZYPOMNIEŃ, w którym możliwe jest uzupełnienie informacji, ile dni wcześniej system ma wyświetlić przypomnienie o zbliżającym się terminie przydatności produktu. Pozostawienie wartości “0” skutkuje brakiem pojawiania się przypomnień o upływającym terminie ważności.

Więcej informacji na temat przypomnień o upływającym terminie ważności produktu znajduje się w artykule: Informacja o zbliżającym się terminie ważności.

Daty ważności produktów - włącznie na produkcie

Zapisanie produktu z zaznaczoną opcją DATA WAŻNOŚCI powoduje włączenie dla niego metody FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) oraz powiadomień zgodnie ze wskazanym terminem przypomnień.

Jak przyjąć produktu do magazynu z datą ważności?

Przyjęcie produktu na podstawie dokumentu magazynowego

Przyjęcie produktu w systemie możliwe jest za pomocą dokumentu magazynowego PW (przyjęcie wewnętrzne) oraz PZ (przyjęcie zewnętrzne). W celu wygenerowania tego rodzaju dokumentu należy przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY, a następnie zaznaczyć przyjęte produkty. W kolejnym kroku należy wybrać opcję PRZYJĘCIE » NA PODSTAWIE PW / NA PODSTAWIE PZ.

Daty ważności produktów - przyjęcie

Dodanie tego rodzaju dokumentu możliwe jest również z zakładki MAGAZYN » DOKUMENTY, gdzie dostępna jest opcja DODAJ » DODAJ DOKUMENT PW / DODAJ DOKUMENT PZ.

Daty ważności produktów - dodawanie dokumentu

Po wybraniu odpowiedniego rodzaju dokumentu przyjęcia, wyświetli się okno dodawania PZ/PW, w którym należy uzupełnić dane dotyczące przyjętych produktów. Jeżeli towar/komplet ma:

  • włączoną opcję DATA WAŻNOŚCI, wówczas możliwe będzie uzupełnienie kolumny DATA WAŻNOŚCI, która obowiązywać będzie dla przyjmowanej partii produktów,
  • wyłączoną opcję DATA WAŻNOŚCI, nie ma możliwości uzupełnienia kolumny DATA WAŻNOŚCI - jej brak nie wpłynie na możliwość zapisania dokumentu. 

Daty ważności produktów - dodawanie PZ

Jeżeli nastąpiła dostawa produktu z kilkoma partiami (dostawa produktu z różnymi datami ważności), należy dodać produkt osobno dla każdej partii (według daty ważności) za pomocą opcji +NOWY WIERSZ.

W systemie możliwe jest zapisanie produktu z przyszłą lub przeszłą datą ważności. Jeżeli jednak data produktu jest przeterminowana, wyświetli się komunikat: “Wprowadzona data ważności jest w przeszłości. Jesteś pewien, że chcesz kontynuować?”. Wybranie opcji TAK skutkować będzie zapisaniem dokumentu. Natomiast po wyborze opcji NIE, system cofnie okno do okna dodawania nowego dokumentu.

Daty ważności produktów - komunikat

Przyjęcie produktu na podstawie faktury zakupu

W celu przyjęcia produktu na podstawie faktury kosztowej, należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie w przypadku czynnego podatnika VAT należy wybrać opcję DODAJ » FAKTURĘ VAT / FAKTURA (BEZ VAT), a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT: DODAJ » WYDATEK. W wyświetlonym oknie należy wybrać RODZAJ WYDATKU: ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH oraz wprowadzić produkt wraz z ilością i wartością przez podzakładkę POZYCJE. W ten sposób produkt zostanie uwzględniony na stanie magazynu.

Daty ważności produktów - na podstawie faktury

Jeżeli wybrany produkt ma:

  • włączoną opcję DATA WAŻNOŚCI, wówczas możliwe będzie uzupełnienie kolumny DATA WAŻNOŚCI, która obowiązywać będzie dla przyjmowanej partii produktów,
  • wyłączoną opcję DATA WAŻNOŚCI, nie ma możliwości uzupełnienia kolumny DATA WAŻNOŚCI - jej brak nie wpłynie na możliwość zapisania dokumentu. 

Szczegóły księgowania tego rodzaju wydatku zostały opisane w artykule: Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych.

Jak wydać produkt z magazynu posiadający daty ważności?

Wydanie produktu na podstawie dokumentu magazynowego

Wydanie produktu możliwe jest za pomocą dokumentu magazynowego RW (rozchód wewnętrzny) oraz WZ (wydanie zewnętrzne). W celu wygenerowania tego rodzaju dokumentu należy przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY i następnie zaznaczyć wydawane produkty. W kolejnym kroku należy wybrać opcję WYDANIE » NA PODSTAWIE WZ / NA PODSTAWIE RW.

Daty ważności produktów - wydanie

Dodanie tego rodzaju dokumentu możliwe jest również z pozycji zakładki: MAGAZYN » DOKUMENTY, gdzie dostępna jest opcja DODAJ » DODAJ DOKUMENT RW / DODAJ DOKUMENT WZ.

Daty ważności produktów - wydanie na podstawie WZ

Po wybraniu dokumentu wydania, wyświetli się okno, w którym należy uzupełnić wymagane dane dotyczące wydawanych produktów. Podczas wydania produktów nie ma możliwości wyboru daty ważności, ponieważ w przypadku produktu:

  • z włączoną opcją DATA WAŻNOŚCI działa metoda FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi),
  • z wyłączoną opcją DATA WAŻNOŚCI działa metoda FiFo (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło).

Daty ważności produktów - WZ

W przypadku, gdy następuje wydanie partii produktu, dla którego termin ważności nie minął, system, pozwoli na zapisanie dokumentu magazynowego. Jeżeli jednak partia ta będzie miała przeterminowaną datę ważności, system poprosi o potwierdzenie, czy na pewno zostać wydana przeterminowana partia produktu.

Daty ważności produktów - komunikat użytych produktów

Wydanie produktu na podstawie dokumentu sprzedaży

Wydanie produktów z magazynu poprzez dokumenty sprzedaży może odbyć się na podstawie: 

W celu wydania produktu na podstawie dokumentu sprzedaży, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie za pomocą opcji DODAJ należy wybrać odpowiedni rodzaj dokumentu. 

Daty ważności produktów - sprzedaż

Jeżeli wraz z wystawieniem dokumentu sprzedaży ma zostać wywołany skutek magazynowy należy pozostawić zaznaczoną opcję WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY.

Daty ważności produktów - wystawienie faktury

Po zapisaniu dokumentu sprzedaży system automatycznie wygeneruje dokument magazynowy WZ, który można znaleźć w zakładce: MAGAZYN » DOKUMENTY. Nie ma możliwości wyboru daty ważności dla dokumentów rozchodowych, zatem wydanie:

  • produktów z włączoną opcją DATA WAŻNOŚCI działa metoda FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi),
  • produktów z wyłączoną opcją DATA WAŻNOŚCI działa metoda FiFo (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło).

Jeżeli nastąpi wydanie partii produktu, dla której termin ważności nie minął, system pozwoli na zapisanie dokumentu magazynowego. Jednak, gdy partia produktu będzie miała przeterminowaną datę ważności, system poprosi o potwierdzenie, czy ma zostać wydana przeterminowana partia produktu. 

Daty ważności produktów - komunikat systemowy

Jak włączyć daty ważności dla produktów posiadanych już na stanie?

Po włączeniu dat ważności produktów w ustawieniach systemu, aby daty mogły zostać ustawione dla produktów obecnie posiadanych na stanie należy dokonać:

  1. Modyfikacji danego produktu w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY, gdzie należy zaznaczyć dany produkt i wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ.

Daty ważności produktów - modyfikacja produktu

W oknie modyfikacji produktu (towaru lub kompletu) należy zaznaczyć opcję DATA WAŻNOŚCI oraz opcjonalnie ustawić TERMIN PRZYPOMNIEŃ - czyli datę na ile dni przed upływem terminu ważności danej partii produktu system ma wysyłać powiadomienia o zbliżającym się terminie.

Daty ważności produktów - włączenie na modyfikacji produktu

2. Masową modyfikację produktów w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY, gdzie należy zaznaczyć kilka wybranych produkty, dla których określamy daty ważności i wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ.

Daty ważności produktów - masowa modyfikacja

W otwartym oknie masowej modyfikacji należy obok pola DATY WAŻNOŚCI zaznaczyć opcję ZMIEŃ.

Daty ważności produktów - masowe modyfikowanie

Po zaznaczeniu opcji ZMIEŃ pojawi się dodatkowe pole TERMIN PRZYPOMNIEŃ, które można również uzupełnić, także za pomocą opcji ZMIEŃ i wpisanie liczby dni. Dokonanie powyższej czynności umożliwi określenie dat ważności dla partii oraz terminu przypomnienia dla zaznaczonych produktów. 

Aby dodać daty ważności dla partii produktów z nieokreśloną datą, które już znajdują się na stanie magazynu, należy kliknąć na nazwę produktu w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY i w pojawiającym się oknie przejść do podzakładki MAGAZYN. W tej podzakładce w sekcji PARTIE PRODUKTU widoczne będą wszystkie partie produktu dostępne obecnie na stanie - z określoną i nieokreśloną datą ważności.

Daty ważności produktów - partie produktu

Należy kliknąć na ikonę kalendarza widoczną przy danej partii z nieokreśloną datą ważności i uzupełnić w pojawiającym się oknie właściwą datę dla danej partii.

Uwaga! Raz wprowadzona data ważności partii nie podlega późniejszej modyfikacji.

Daty ważności produktów - komunikat partii

Dodanie kilku dat ważności dla jednej partii danego produktu

Jeśli przyjęta partia produktu posiada więcej niż jedną datę ważności a użytkownik chce ustawić odpowiednie daty ważności dla konkretnych ilości produktów, należy dokonać poniższego:

  1. Wyzerować (w faktycznej dacie przyjęcia produktu z PZ) stan produktu z danej partii, która posiada kilka różnych dat ważności przez zaznaczenie produktu w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY i wybranie opcji WYDANIE » NA PODSTAWIE RW.

Dokument RW zostanie sporządzony w oparciu o metodę FiFo (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło), dlatego przed jego wygenerowaniem konieczne jest spisanie daty przyjęcia partii, tak by kolejno podczas ponownego przyjęcia zachować poprawną datę dokumentu.

Daty ważności produktów - dodanie kilku dla jednej partii

2. Przyjąć produkt ponownie na stan w faktycznej dacie z wcześniejszego dokumentu PZ, poprzez zaznaczenie na liście danego produktu w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY i wybranie z górnego menu opcji PRZYJĘCIE » NA PODSTAWIE PW.

 Daty ważności produktów - dodanie PW

Jeśli w ramach jednej partii przyjmowane były produkty z różnymi datami ważności, należy dodać ten produkt dla każdej partii osobno (według daty ważności) za pomocą opcji +NOWY WIERSZ.

Wszystkie wprowadzone daty ważności dla poszczególnych partii produktu będą widoczne w jego szczegółach, po kliknięciu na nazwę produktu i przejściu do podzakładki MAGAZYN

Daty ważności produktów - dla poszczególnych partii

Opcja masowej aktualizacji dat ważności (dla produktów z różnymi datami ważności i różnymi partiami) jest także możliwa za pomocą importu produktów z pliku. Szczegóły w tym temacie wyjaśnia artykuł: Import produktów - jak wykonać w systemie?