Faktura VAT - jak prawidło wystawić w systemie?

Faktura VAT - wystawianie w systemie 

Czynni podatnicy VAT z zasady dokumentują swoją sprzedaż fakturami VAT. Aby ją wystawić należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ.

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wymagane pola zaczynając od informacji o NABYWCY.

Nabywcę można uzupełnić na trzy sposoby:

• Pobierz z GUS, 

• Szukaj w katalogu - wybrać nabywcę z katalogu kontrahentów

• Dodaj nowego - po uzupełnieniu system automatycznie zapisze nabywcę w katalogu kontrahentów (więcej informacji: Dodawanie nowego kontrahenta);

Można zrezygnować z funkcji dopisania kontrahenta do katalogu odznaczając kratkę ZAPISZ ZMIANY DO KATALOGU KONTRAHENTÓW

Ważne!
Wystawiając fakturę sprzedaży istnieje możliwość dodania innego odbiorcy na fakturze. W tym celu należy skorzystać z okna strzałki w polu NABYWCA. Po kliknięciu na nią, z wyświetlonej listy należy wybrać opcję DODAJ INNEGO ODBIORCĘ.

W kolejnym kroku należy uzupełnić podstawowe informacje dotyczące faktury:

• Metodę płatności - opcje do wyboru: przelew, gotówka, kompensata, za pobraniem oraz karta płatnicza,

• Serię - ustawiona jest domyślna. Jej wzór można zobaczyć w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI. Istnieje również możliwość dodania nowej serii (więcej w artykule: Wybór serii dokumentów),

• Zapłacono - w sytuacji, gdy wraz z wystawieniem faktury otrzymujemy zapłatę należności, można tę informację wprowadzić bezpośrednio w tym polu (więcej w artykule: Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności),

• Data wystawienia - po jej wprowadzeniu system automatycznie uzupełni DATĘ SPRZEDAŻY oraz TERMIN PŁATNOŚCI. Daty można modyfikować ręcznie.

Faktura VAT w obcym języku i walucie

W zakładce KSIĘGOWE są dostępne następujące funkcje: 

• Schemat księgowy - dostępne są następujące schematy:

• zwykły - jest to schemat podstawowy

• usługi budowlane - odwrotne obciążenie,

• VAT w dacie wystawienia faktury,

• faktura za opinię biegłego sądowego,

• Format daty sprzedaży - dzienny oraz miesięczny (możliwy w przypadku świadczenia usług ciągłych)

• Skutek księgowy - po kliknięciu w tą funkcję możliwy jest wybór w jakich ewidencjach ma zostać ujęty wystawiany dokument (wyróżnione zostały następujące opcje: księguj do KPIR/Ewidencji przychodów i VAT, księguj do KPIR/Ewidencji przychodów, księguj do VAT oraz nie księguj).

• Opis w rejestrach,

• Faktura do paragonu

Natomiast w zakładce ZAAWANSOWANE można skorzystać z takich opcji jak:

• Waluta - system umożliwia wystawienie faktury w obcej walucie, którą można wybrać z listy,

• Język - po wybraniu języka obcego zostanie wystawiona dwujęzyczna faktura (po polsku i w wybranym języku obcym). Dostępne są następujące języki: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki, norweski, włoski,

• Rachunek- można je przypisywać do wystawianych faktur (jeżeli podatnik posiada kilka rachunków),

• Szablon wydruku, 

• Automatyczna wysyłka na maila - w przypadku zaznaczenia tej opcji, faktura dla kontrahenta zostanie dodana do kolejki wysyłki (pod warunkiem, że uzupełniony zostanie adres mailowy kontrahenta)

Dodawanie towaru lub usługi do faktury

Towar lub usługę można wprowadzić ręcznie lub pobrać z katalogu produktów (więcej informacji: Dodawanie produktu oraz Magazyn)

Wybierając produkt z katalogu, system automatycznie uzupełni dane, natomiast w momencie ręcznego wpisywania towaru/usługi należy dodatkowo uzupełnić następujące dane:

• PKWiU,

• Jednostka miary,

• Ilość,

W tym miejscu można również przyznać RABAT (%) oraz dokonać ewentualnej zmiany STAWKI PODATKU VAT, WARTOŚĆ NETTO lub BRUTTO zostaną uzupełnione automatycznie.

Kolejną pozycję na fakturze można dodać klikając na przycisk DODAJ WIERSZ. Dodane wiersze można również usunąć klikając na znak “x”.

W przypadku gdy przedsiębiorca rozlicza się w formie ryczałtu należy dodatkowo przy danym wierszu wybrać odpowiednią dla sprzedawanego produktu lub usługi stawkę zryczałtowanego podatku w polu RYCZAŁT.

W polu OPIS można wpisać dodatkowe informacje widoczne na fakturze.

Uwaga!
Istnieje również możliwość dodania stałego tekstu, który będzie się pojawiał na fakturach o czym więcej artykule Serie i wygląd dokumentów.

Zapamiętywanie wybranych pozycji na fakturze

W prawym górnym rogu okna znajduje się opcja USTAWIENIA OKNA. Dzięki temu istnieje możliwość zdecydowania czy dla danego pola ma działać funkcja zapamiętywania wyboru.

Po wybraniu opcji USTAWIENIA OKNA pojawi się komunikat WYBIERZ ZACHOWANIE POLA W PRZYSZŁOŚCI. Znajdują się tu 3 możliwości do wyboru. Po dokonaniu wyboru należy zapisać informacje.

Wystawiona faktura będzie widoczna w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Zapis trafi również do Rejestru sprzedaży VAT oraz do KPiR lub Ewidencji przychodów.

Szczegóły wystawionego dokumentu można sprawdzić przez kliknięcie w numer dokumentu.

W przypadku użytkowników korzystających z pakietu z magazynem (Księgowość Online + Magazyn) w szczegółach faktury w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE znajduje się informacja o zysku z danej transakcji sprzedaży towaru. System automatycznie porównuje cenę zakupu z kwotą sprzedaży i podaje zysk wartościowo oraz procentowo.

Automatyczne księgowanie faktury

System MojeBiuro24 oferuje dodatkową funkcję DOŁĄCZ ODNOŚNIK DO FAKTURY. Aby z niej skorzystać należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » POWIADOMIENIA » E-MAIL.

Kontrahent, korzystający z serwisu, po kliknięciu w ten link będzie miał możliwość automatycznego zaksięgowania otrzymanej faktury w swoich wydatkach. Więcej w tym temacie: Bezpieczna e-faktura.