Generowanie listy płac dla pracowników

Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, z tytułu zawartej umowy należy obliczyć wynagrodzenie. Generowanie listy płac jest jedną z najważniejszych funkcji dostępnych w systemie.

Lista płac powinna zawierać następujące elementy:

  • nazwa pracodawcy,
  • okres, którego dotyczy obliczone wynagrodzenie,
  • datę wypłaty wynagrodzenia, która jest istotna w kontekście rozliczeń z ZUS, zgodnie bowiem z tą datą rozliczane są składki ZUS oraz podatek,
  • numer lub nazwę listy płac,
  • podpisy osób sporządzających listę płac,
  • składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń, które wpływają na ostateczne wyliczenie wynagrodzenia,
  • miejsce na datę i podpis pracownika jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest gotówką.

Generowanie listy płac w systemie MojeBiuro24 na podstawie wprowadzonych wcześniej informacji jest szybkie i proste, co więcej stworzona lista płac zawiera wszystkie wymagane elementy.

Generowanie listy płac zbiorczej

W celu wygenerowania listy płac zbiorczej należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » DODAJ » LISTĘ PŁAC (zbiorczą).

Jeżeli firma posiada pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, do umów wystawia się jedynie rachunki, które są księgowane jako koszt do KPiR zgodnie z datą wypłaty należności z tytułu umowy.

Kolejny krok to wybór okresu, za który lista płac ma zostać wygenerowana, daty wypłaty oraz dla kogo ma zostać wygenerowana lista płac.

Podczas tworzenia listy płac system kontroluje czy pracownicy, dla których naliczone zostanie wynagrodzenie, mają odpowiednio zaznaczone ustawienia dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w nawiązaniu do wieku pracowników. Jeżeli wykryte zostaną nieprawidłowości system, przed wygenerowaniem listy płac, poinformuje użytkownika następującym komunikatem o zaistniałej sytuacji.

W celu zmiany ustawień dotyczących naliczania składek na FP i FGŚP należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć omawianą umowę, bądź ostatni aneks do umowy, jeżeli taki istnieje, a następnie po wybraniu Modyfikuj w oknie Modyfikowania umowy/aneksu przejść do zakładki ZUS i wprowadzić odpowiednie zmiany w zakresie składek na FP i FGŚP. Zmiany należy zapisać, a następnie powrócić do generowania listy płac. 

Generowanie listy płac według rodzaju umowy

W systemie oprócz zbiorczej listy płac można wygenerować także listy płac dla:


Lista płac dla wszystkich pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wskazani wszyscy pracownicy aktualnie zatrudnieni w firmie, należy wybrać opcję: Lista płac dla WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW.

Jeśli pracownicy w danym miesiącu mają wprowadzone niezatwierdzone urlopy wypoczynkowe zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzić, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Lista płac dla wybranych pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani tylko wybrani pracownicy, należy wybrać opcję: Lista płac dla WYBRANYCH PRACOWNIKÓW.

Następnie należy wybrać pracowników, którzy mają zostać wykazani na liście płac. Przy korzystaniu z tej opcji konieczne jest wyliczenie wynagrodzeń (wygenerowanie listy płac) bez pominięcia żadnego pracownika aktualnie zatrudnionego w firmie. Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczenia płac.

Gdy wypłata wynagrodzenia nastąpi do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu świadczenia pracy, wówczas lista płac jest kosztem uzyskania przychodu miesiąca, którego dotyczy. W innych wypadkach jest księgowana po dacie wypłaty.

Data wypłaty ma wpływ na termin zapłaty składek ZUS i podatku dochodowego pracowników PIT-4, gdyż składki ZUS są wykazywane w deklaracjach rozliczeniowych zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, również opodatkowanie wynagrodzenia następuje zgodnie z miesiącem wypłaty wynagrodzenia. Składki ZUS należy uregulować w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, zaś podatek PIT-4 do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.

Niezatwierdzony urlop pracownika w systemie

Gdy dany pracownik będzie miał wprowadzony niezatwierdzony urlop w systemie, przy generowaniu listy płac za dany okres zostanie wyświetlona lista wniosków urlopowych. Należy zaznaczyć te wnioski urlopowe, które mają zostać zatwierdzone, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Księgowanie listy płac

W KPiR wynagrodzenie brutto jest automatycznie księgowane w kolumnie 12. Natomiast gdy wynagrodzenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu wówczas należy odznaczyć opcje automatyczne księgowanie. Dzięki czemu lista płac nie zostanie zaksięgowana.

Widok listy płac - tryb pełnoekranowy

Dla wygody i komfortu pracy wygenerowaną listę płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE można otworzyć w trybie pełnoekranowym. W tym celu należy nacisnąć w numer listy płac a następnie przejść do podzakładki "Podgląd wydruku".

Wydruk listy płac

Aby wygenerować listę płac lub paski płac w formacie *.pdf pozwalającym na wydruk, należy zaznaczyć listę płac oraz wybrać opcję DRUKUJ.

Publikowanie listy płac

Aby lista płac została uwidoczniona innemu, upoważnionemu do tego użytkownikowi systemu, należy użyć funkcji opublikuj. W tym celu wygenerowaną listę płac zaznaczamy i wybieramy z górnego menu Opublikuj. Lista płac zostanie opublikowana, co oznaczone będzie ikoną oka przy nazwie listy płac.

W ten sposób na koncie klienta lub na koncie klienta i panelu ePracownik widoczna będzie wygenerowana lista płac/pasek płac za dany okres.

Publikację w każdej chwili można cofnąć, wybierając opcję Cofnij publikację.