Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej

Z tytułu zawartej umowy zlecenie czy umowy o dzieło, po jej zrealizowaniu, należy wypłacić określone w umowie wynagrodzenie. Jego wypłatę należy udokumentować rachunkiem do umowy cywilnoprawnej, gdzie znajdą się podstawowe informacje dotyczące wpłaty, a także wyszczególnione składniki wynagrodzenia z tytułu zawartej umowy. Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej w systemie dostępne jest zarówno dla pojedynczych umów, a także jako operacja zbiorczego generowania, w przypadku większej ilości zawartych umów. W systemie dostępna jest także możliwość generowania kilku rachunków do jednej umowy zlecenia, jeżeli zawarta jest na okres dłuższy niż miesiąc.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej 

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej możliwe jest w zakładce KADRY » RACHUNKI i wybrać opcję Dodaj rachunek.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - funkcja dodawania

 

Wyświetli się okno z listą zawartych umów zlecenie i o dzieło, do których należy wygenerować rachunki. Z dostępnej listy należy wybrać jedną umowę i kliknąć na nią.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - lista umów

Pojawi się okno, w którym należy wpisać datę wypłaty oraz kwotę, która zostanie wypłacona pracownikowi.

W przypadku umów zlecenie określonych stawką godzinową dane dotyczące stawki za jedną godzinę pracy oraz liczby godzin zaczytują się automatycznie z umowy - jednakże można je dowolnie zmieniać zgodnie z faktyczną wielkością wypłaty jaka jest dokonywana.

W przypadku umowy zlecenie określonej kwotowo użytkownik również może zmienić dane zaciągnięte z umowy ręcznie przy wystawianiu rachunku. Tu należy zwrócić uwagę, aby wynagrodzenie brutto podzielone przez liczbę godzin pracy nie było niższe niż 13,70 zł brutto (minimalna stawka godzinowa w 2018 roku).

W przypadku umowy o dzieło także można modyfikować kwotę wynagrodzenia zgodnie z faktyczną wielkością wypłaty jaka jest dokonywana.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - podstawowe informacje

Wypłata wynagrodzenia raz w miesiącu dotyczy wyłącznie umów zlecenie i nie ma zastosowania do umów o dzieło.

Po określeniu w zakładce Podstawowe informacje daty wypłaty, daty wystawienia rachunku oraz wysokości wypłacanej kwoty należy zatwierdzić wpisane dane. Ważna jest również zakładka Zaawansowane gdzie określa się nr rachunku oraz to czy ma zostać automatycznie zaksięgowany. Po zapisaniu rachunek zostanie wygenerowany automatycznie.

Data wystawienia pojawia się na wydruku rachunku. Natomiast data wypłaty ma wpływ na termin księgowania, odprowadzenia składek ZUS oraz wyliczenia podatku za pracownika, ale nie pojawia się na samym wydruku. Jeżeli termin wypłaty zostanie pierwotnie błędnie określony to rachunek można zmodyfikować zmieniając datę wypłaty na prawidłową.

Po określeniu daty wypłaty, daty wystawienia rachunku oraz wysokości wypłacanej kwoty należy przejść do zakładki Zaawansowane i określić, czy rachunek ma stanowić koszt uzyskania przychodu i zostać zaksięgowany, a także czy ma się pojawić przy jego generowaniu oświadczenie o przepracowanych godzinach (dotyczy umów zlecenie). Pola dotyczące Okresu, za jaki następuje wypłata należy koniecznie uzupełnić na przełomie roku, gdy wynagrodzenie za grudzień wypłacane jest w styczniu. Wówczas bowiem zleceniobiorca przez przesuniecie wypłaty powinien zostać wykazany w raporcie ZUS RPA.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - zaawansowane informacje

Składki ZUS oraz podatek dochodowy za pracownika są naliczane za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata należności z tytułu umowy cywilnoprawnej.

Ważne!
Ponieważ ustawa o podatku dochodowym nakazuje przy umowie zlecenie stosowanie najniższej stawki podatku 18% nawet, gdy wypłacone z tego tytułu wynagrodzenie istotnie przekracza górną granicę pierwszego progu podatkowego. Wyższą stawkę podatku 32% stosuje się na wniosek zleceniobiorcy.

Wygenerowany rachunek można wydrukować poprzez jego zaznaczenie oraz wybór z menu opcji Drukuj.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - wdrukowanie

W przypadku rozliczania się za pomocą księgi przychodów i rozchodów, po wygenerowaniu rachunku (i pozostawieniu zaznaczonej opcji automatycznego księgowania) zostanie on automatycznie zaksięgowany w dacie wypłaty w zakładce EWIDENCJE » KPiR » KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW, a dane dotyczące składek ZUS i podatku za pracownika PIT-4/PIT-8A zostaną pobrane również w tej dacie do deklaracji.

Natomiast w przypadku, gdy firma rozlicza się na podstawie Ewidencji Przychodów, rachunek zostanie wygenerowany, ale nie będzie stanowił kosztu do odliczenia, a dane zostaną pobrane jedynie do deklaracji ZUS i podatku PIT-4/PIT-8A.

Generowanie kilku rachunków do umowy cywilnoprawnej

W systemie jest możliwość wygenerowania kilku rachunków do jednej umowy cywilnoprawnej, co jest istotne w przypadku zawarcia umowy na okres dłuższy niż jeden miesiąc i w kontekście wymogu wypłaty wynagrodzenia przynajmniej raz w miesiącu z tytułu zawartej umowy zlecenia.

Aby w systemie wystawić kolejny rachunek do tej samej umowy cywilnoprawnej należy powtórzyć czynność jak przy dodawaniu pierwszego rachunku do umowy.

Wystawianie rachunku należy powtarzać tyle razy, ile będzie faktycznych wypłat. W celu kontroli wypłaconych świadczeń pomocny będzie wiersz Podsumowania, który wykaże zsumowaną kwotę wypłaconych wynagrodzeń.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - wiele rachunków do jednej umowy

Wygenerowanie kolejnych rachunków do umowy zlecenia ponad kwotę zawartą w umowie jest błędne i może zostać zakwestionowane przez ZUS. Należy zatem pilnować liczby wygenerowanych rachunków i sumy, jaka została wypłacona pracownikowi. Kontynuację współpracy należy udokumentować kolejną umową zleceniem (lub innym dokumentem regulującym zatrudnienie lub nawiązanie współpracy).

Zbiorcze generowanie rachunków do umów cywilnoprawnych

W systemie istnieje możliwość zbiorczego generowania rachunków do umów cywilnoprawnych. Jest to możliwe w przypadku, gdy wypłata wynagrodzeń z tego tytułu miała miejsce a w tym samym dniu.

Przechodząc w zakładce KADRY » RACHUNKI, po kliknięciu DODAJ RACHUNEK wybieramy umowy do których chcemy utworzyć rachunki.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - rachunki do wielu umów

Pojawi się okno dialogowe, w którym należy wybrać Datę wypłaty wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych oraz datę wystawienia rachunku.

W odróżnieniu do ścieżki generowania rachunku do jednej umowy cywilnoprawnej, w tym oknie nie pojawia się opcja kwoty wypłacanego wynagrodzenia. W związku z tym rachunki generowane w zbiorczy sposób będą opiewały na całe kwoty zapisane w umowie cywilnoprawnej.

Zbiorcze generowanie rachunków do umów cywilnoprawnych nie jest możliwe dla umów z wynagrodzeniem określonym stawką godzinową.

 Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - zbiorcze dodawanie rachunków

Po wygenerowaniu dokumentów zostaną one zapisane w zakładce KADRY»RACHUNKI.

Z poziomu zakładki RACHUNKI można zaznaczyć dowolny rachunek i otworzyć go, używając akcji MODYFIKUJ. W ten sposób można nanieść poprawki w wygenerowanym dokumencie.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - modyfikacja

Publikowanie rachunków do umów

Aby rachunki do umów cywilnoprawnych zostały uwidocznione innemu, upoważnionemu do tego użytkownikowi systemu, należy użyć funkcji opublikuj. W tym celu wygenerowane rachunki zaznaczamy i wybieramy z górnego Menu Opublikuj. Wybrane rachunki zostaną opublikowane, co oznaczone będzie ikoną oka przy każdym rachunku.

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej - publikacja

W ten sposób na koncie klienta widoczne będą dodane rachunki. Publikację w każdej chwili można cofnąć, wybierając opcję Cofnij publikacje.