Klient biura zalega z płatnościami za usługi księgowe - co zrobić?

Biura rachunkowe obsługują klientów, którzy rzetelnie wywiązują się z warunków umowy jak również klientów którzy są problematyczni np. przez to, że nie regulują płatności za usługi księgowe w terminie. System mb24.pl posiada narzędzia, które służą pomocą dla biura w egzekwowaniu należności od klientów. Dowiedz się, co możesz zrobić gdy klient biura zalega z płatnościami za usługi księgowe!

Szybkie płatności w formie linku do wystawionej faktury

Wysyłając fakturę za usługi księgowe, szef biura ma możliwość dołączyć do wiadomości mailowej link do szybkich płatności dla klienta. Dzięki temu klient będzie miał możliwość dokonania zapłaty bezpośrednio ze skrzynki mailowej. 


klient biura zalega z płatnościami za usługi księgowe

Po kliknięciu w przycisk ZAPŁAĆ zostanie przeniesiony do panelu klienta, gdzie będzie mógł opłacić fakturę za usługi księgowe poprzez system Blue Media. 

Jeżeli klient ureguluje fakturę za usługi księgowe z wykorzystaniem szybkich płatności, środki wpłyną na konto biura rachunkowego najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.

Stworzenie dla klienta możliwości wygodnej i szybkiej zapłaty za fakturę może zapobiec powstawaniu nieuregulowanych lub przeterminowanych faktur.

Weryfikacja nieuregulowanych należności

Aby szybko sprawdzić, który z klientów wymaga ingerencji w związku z nieopłaceniem faktury za usługi księgowe w wyznaczonym terminie wystarczy, że szef biura lub opiekun firmy przejdzie do głównej listy firm. W kolumnie Nieuregulowane faktury znajduje się informacja o wartości zaległych faktur. Dodatkowo, ich wartość będzie wyświetlana w kolorze czerwonym.

klient biura zalega z płatnościami za usługi księgowe

Dzięki temu, pracownicy biura rachunkowego nie muszą tracić czasu na osobną weryfikację każdego klienta. Po zaznaczeniu klienta na liście firm szef biura ma możliwość ręcznej wysyłki informacji przypominającej o zapłacie wybierając z górnego menu ikonę strzałki.

klient biura zalega z płatnościami za usługi księgowe

Przypomnienia o braku płatności

Aby zaoszczędzić czas, który poświęcony jest na ręczną korespondencję z klientami na temat płatności faktur, szef biura może skorzystać z wysyłki przypomnienia o braku płatności za fakturę dwoma kanałami:

  • w wiadomości mailowej i/lub

  • poprzez SMS - funkcja ta wymaga przeprowadzenia szybkiej integracji z SmsAPI

Przypomnienia można wysyłać bezpośrednio z systemu tylko do klientów którzy w szczegółach kontrahenta w zakładce CRM » KONTRAHENCI mają uzupełniony adres e-mail i/lub numer telefonu.

W celu ustawienia własnego szablonu przypomnienia należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » POWIADOMIENIA. Z tego poziomu możliwe jest dodanie przypomnień wysyłanych poprzez E-MAIL lub SMS. W przypadku wyboru powiadomień w wiadomości mailowej możliwa jest ich automatyczna wysyłka. Po kliknięciu w opcję Dodaj przypomnienie wystarczy uzupełnić wymagane pola i odznaczyć okienko Przypomnienie ręczne. Dzięki temu możliwe jest ustawienie terminu w jakim system automatycznie wyśle przypomnienie o upływie terminu płatności do klienta (przed lub po terminie płatności).

klient biura zalega z płatnościami za usługi księgowe

Moduł windykacji miękkiej

W sytuacji gdy klient zalega z płatnościami, biuro rachunkowe może wykorzystać narzędzia windykacji miękkiej takie jak: 

Każde z wezwań może zostać wysłane do klienta bezpośrednio z systemu. W celu utworzenia wezwania do zapłaty należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » WINDYKACJA » WIERZYTELNOŚCI zaznaczyć na liście fakturę do której ma zostać wygenerowane wezwanie i z górnego menu wybrać opcję GENERUJ a następnie rodzaj wezwania z rozwijanej listy.

klient biura zalega z płatnościami za usługi księgowe

W przypadku gdy klient kolejny raz spóźnia się z zapłatą do formularza wezwania do zapłaty może zostać dodana informacja o: 

  • przekazaniu windykacji wierzytelności kancelarii - na wydruku pojawi się formuła “Brak zapłaty w wymagalnym terminie spowoduje przekazanie sprawy kancelarii windykacyjnej, która w imieniu wierzyciela będzie egzekwowała spłatę długu.

  • ostrzeżeniu o publikacji na giełdzie wierzytelności - na wydruku pojawi się formuła “W momencie gdy dłużnik nie zastosuje się do wskazanego w wezwaniu terminu spłaty zobowiązania dług zostanie wystawiony na giełdzie wierzytelności.

Aby informacje te znalazły się na wydruku wezwania wystarczy zaznaczyć wybrane pozycje w oknie generowania dokumentu wezwania.

Dla oszczędności czasu szef biura może wysłać zbiorcze wezwania do zapłaty poprzez zakładkę: PRZYCHODY » WINDYKACJA » DŁUŻNICY.

Zablokowanie dostępu dla klienta do systemu

Jeżeli klient co miesiąc zwleka z uregulowaniem należności z tytułu usług księgowych szef biura ma możliwość zablokowania firmy przez co klient nie będzie miał dostępu do konta. Oznacza to, że klient nie będzie mógł korzystać z funkcji systemu np. wystawiać faktur, kontrolować stanów towarów w magazynie, czy tworzyć zamówień.

W tym celu na widoku panelu głównego po zalogowaniu wystarczy zaznaczyć konto klienta na liście, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję ZABLOKUJ FIRMĘ.

klient biura zalega z płatnościami za usługi księgowe

Ostatecznym rozwiązaniem w sytuacji gdy klient nie wywiązuje się z warunków umowy zawartej z biurem jest zakończenie współpracy.