Odczytywanie faktur z telefonu - jak efektywnie księgować faktury!

Na skróty

W systemie Mb24.pl możliwe jest odczytywanie faktur z telefonu w celu ich zaksięgowania za pomocą programu do odczytywania faktur w chmurze OCR. Zdjęcia faktur zrobione telefonem przez klienta są przekazywane do połączonego z systemem Mb24.pl dysku w chmurze. Dzięki temu, przedsiębiorca może w szybki sposób udostępnić fakturę księgowej lub opiekunowi swojej firmy. Podczas księgowania dokumentu dane są automatycznie odczytywane ze zdjęcia faktury i nie ma konieczności ich ręcznego uzupełniania co znacząco zwiększa efektywność pracy biura rachunkowego poprzez skrócenie czasu potrzebnego na zaksięgowanie faktur.

Odczytywanie faktur z telefonu - system do odczytywania faktur OCR

Do wykonywania zdjęć zalecane jest korzystanie z aplikacji do skanowania, gdyż posiadają one funkcje dostosowywania obrazu co wpływa na lepsze odczytywanie faktur.

Zalecanymi aplikacjami do wykonywania zdjęć faktur kosztowych są przede wszystkim: Camscanner oraz Microsoft Office Lens (program dostępny jest dla androida oraz IOS).

Po zrobieniu zdjęcia faktury telefonem, aplikacja samodzielnie dostosowuje pole przycięcia obrazu. Dzięki temu program do odczytywania faktur w chmurze lepiej zidentyfikuje niezbędne elementy faktury do jej zaksięgowania.

Odczytywanie faktur z telefonu - jak wgrać fakturę z aplikacji?

Po wykonaniu skanu kolejnym krokiem jest udostępnienie wybranego zdjęcia na dysk GOOGLE lub DROPBOX oraz określenie jego formatu pliku.

Szczegółowa instrukcja integracji z dyskami znajduje się w artykule: Integracja z dyskami Google Drive i Dropbox - dyski w chmurze

Sfotografowaną fakturę można przechowywać na dysku w chmurze, czyli bez konieczności zapisywania jej w pamięci komputera. W tym celu utworzony plik w formacie PDF lub JPG należy udostępnić na dysk Google Drive lub Dropbox, do katalogu stworzonego na cele gromadzenia faktur zakupu.

Odczytywanie faktur z telefonu - udostępnij fakturę w chmurze

Synchronizacja folderu w chmurze z systemem

Po dodaniu dokumentu w chmurze należy synchronizować folder dzięki czemu dokumenty pojawią się od razu w wybranym folderze w systemie. W celu przejścia do dodanego folderu należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY i kliknąć w nazwę dysku z chmury. W kolejnym kroku należy z górnego menu wybrać opcję SYNCHRONIZUJ FOLDER.

Odczytywanie faktur z telefonu - jak synchronizować dysk w chmurze

Księgowanie wydatku na podstawie pliku

Dokumenty znajdujące się w zsynchronizowanym dysku w chmurze można zaksięgować bezpośrednio poprzez zakładkę CRM » DOKUMENTY, gdzie należy zaznaczyć wybrane pliki z fakturami a następnie z górnego menu wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) / DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

Odczytywanie faktur z telefonu - dodaj wydatek z dysku w chmurze Dzięki temu pojawi się okno z dodawaniem nowego wydatku, w którym zostaną automatycznie odczytane dane z faktury. Po dokonaniu weryfikacji poprawności danych należy wybrać rodzaj wydatku. System automatycznie rozpoznaje kwoty z zaczytanej faktury. W przypadku niepoprawnych danych należy je zmodyfikować ręcznie. Po zweryfikowaniu odczytanych danych faktury należy wybrać opcję ZAPISZ lub ZAPISZ I KONTYNUUJ.