W systemie wFirma dla Biur Rachunkowych istnieje możliwość dodawania rezerwacji, na podstawie których można wystawić dokumenty: WZ, faktury, faktury pro forma, paragony fiskalne i niefiskalne oraz nowe zamówienia.
Funkcja ta pozwala kontrolować rezerwacje oraz stany magazynowe, a także informuje o ewentualnej konieczności złożenia zamówienia towaru u dostawcy w celu uzupełniania stanów magazynowych.
Wprowadzanie rezerwacji w systemie
Rezerwację od klienta można dodać w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE » DODAJ. W oknie należy wprowadzić dane kontrahenta oraz uzupełnić listę rezerwowanych towarów. Użytkownik dodając rezerwację ma także możliwość zastosowania odpowiedniej dla siebie GRUPY CENOWEJ oraz wybrać z jakiego magazynu ma zostać zarezerwowany towar.
Po zapisaniu rezerwacji status rezerwacji zmieni się na OCZEKUJĄCA.
Dodatkowo w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY zostanie automatycznie zmniejszony stan dostępnych produktów, które zostały zarezerwowane oraz powiększy się stan produktów zarezerwowanych.
Realizacja rezerwacji
W celu zrealizowania rezerwacji należy w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE zaznaczyć na liście daną rezerwację i z górnego paska menu wybrać opcję:
WYSTAW - jeśli użytkownik chce wystawić dokument w systemie wFirma dla Biur Rachunkowych, który będzie powiązany z daną rezerwacją.
Użytkownik ma możliwość wystawiania dokumentów: WZ, faktur, faktur pro forma, dowodów sprzedaży, paragonów fiskalnych oraz nowego zamówienia na podstawie wcześniej wprowadzonej rezerwacji. Dzięki czemu po ich wystawieniu stan magazynowy produktu ulegnie zmniejszeniu.
Przy wystawianiu dokumentów na podstawie rezerwacji realizacja zostanie zrealizowana w magazynie, do którego została dodana bez możliwości zmiany magazynu.
Po zrealizowaniu rezerwacji zostaną także wygenerowane automatycznie odpowiednie dokumenty zgodnie z typem wystawionego dokumentu. Do rezerwacji można wystawić następujące dokumenty:
- Dokument WZ - zostanie on zapisany w zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY,
- Faktura lub paragon (jeśli zostały zaksięgowane) - zostaną one ujęte w kolumnie 7 (wartość sprzed. towarów i usług) w KPiR lub w ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowców) oraz w rejestrze sprzedaży VAT (u czynnych podatników VAT) oraz w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ,
- Faktura pro forma - zostanie ona ujęta w zakładce PRZYCHODY » PRO FORMY.
- Zamówienie - będzie można je zrealizować z zakładki MAGAZYN » ZAMÓWIENIA.
Po dodaniu do rezerwacji dokumentu WZ w zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY przy jego numerze pojawi się ikona powiązania z rezerwacją.
Natomiast po dodaniu FAKTURY, PARAGONU, PRO FORMY czy DOWODU SPRZEDAŻY w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE przy numerze rezerwacji powiązanej z danym dokumentem pojawi się ikona DOKUMENT SPRZEDAŻY.
Zmiana statusu rezerwacji
Po wystawieniu dokumentu WZ, faktury, paragonu, faktury pro formy czy zamówienia do rezerwacji ich statusy ulegną zmianie na:
- ZREALIZOWANA - gdy do rezerwacji zostanie wystawiona faktura, paragon lub WZ.
- OCZEKUJĄCA - pojawia się on zaraz po dodaniu rezerwacji oraz po wystawieniu pro formy do rezerwacji,
- W REALIZACJI - pojawia się po dodaniu do rezerwacji zamówienia.
Istnieje także możliwość ręcznej zmiany statusu na OCZEKUJĄCA lub ZREALIZOWANA rezerwacji poprzez zaznaczenie jej na liście w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE i wybraniu z górnego paska menu opcji ZMIEŃ STATUS: ZREALIZOWANA / OCZEKUJĄCA.
Dodawanie zamówienia na podstawie rezerwacji
Na podstawie rezerwacji można także wystawić zamówienie bez konieczności przechodzenia do zakładki ZAMÓWIENIA. Aby tego dokonać należy zaznaczyć właściwą rezerwację i z górnego menu wybrać opcję WYSTAW » ZAMÓWIENIE. Po sprawdzeniu poprawności danych rezerwacji zamówienie potwierdza się poprzez wybranie opcji UTWÓRZ ZAMÓWIENIA.
Po dodaniu zamówienia rezerwacja zmieni status na W REALIZACJI.
Wygenerowane zamówienie będzie widoczne w zakładce MAGAZYN » ZAMÓWIENIA, aż do momentu wystawienia dokumentu związanego z przyjęciem towaru PZ/wydatek jego status będzie oznaczony jako NIEZREALIZOWANY.
Po zrealizowaniu zamówienia do przypisanej do niego rezerwacji w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE należy ją zaznaczyć i wybrać opcję WYSTAW lub ZMIEŃ STATUS.
Szczegóły dotyczące zamówień znajdują się w artykule zamówienia.
