Rezerwacje w magazynie i ich realizacja
W systemie mojebiuro24.pl istnieje możliwość dodawania rezerwacji, na podstawie których można wystawić dokumenty: WZ, faktury, faktury pro forma, paragony fiskalne i niefiskalne oraz nowe zamówienia.
Funkcja ta pozwala kontrolować rezerwacje oraz stany magazynowe, a także informuje o ewentualnej konieczności złożenia zamówienia towaru u dostawcy w celu uzupełniania stanów magazynowych.
Funkcja REZERWACJE dostępna jest tylko w pakietach z rozbudowanym magazynem. Użytkownicy mogą je wystawiać tylko w okresie OTWARTYM lub W TRAKCIE KSIĘGOWANIA.
Wprowadzanie rezerwacji w systemie
Rezerwację od klienta można dodać w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE » DODAJ. W oknie należy wprowadzić dane kontrahenta oraz uzupełnić listę rezerwowanych towarów. Użytkownik dodając rezerwację ma także możliwość zastosowania odpowiedniej dla siebie GRUPY CENOWEJ oraz wybrać z jakiego magazynu ma zostać zarezerwowany towar.
Dodatkowo w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY zostanie automatycznie zmniejszony stan dostępnych produktów, które zostały zarezerwowane oraz powiększy się stan produktów zarezerwowanych.
Korzystając z wielu magazynów użytkownik ma możliwość wyboru widoku dodanych rezerwacji dla konkretnego magazynu. W celu zmiany widoku magazynu należy rozwinąć z górnego menu pasek opcji MAGAZYN i wybrać jeden z dodanych magazynów.
Realizacja rezerwacji
W celu zrealizowania rezerwacji należy w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE zaznaczyć na liście daną rezerwację i z górnego paska menu wybrać opcję:
WYSTAW - jeśli użytkownik chce wystawić dokument w systemie mojebiuro24.pl, który będzie powiązany z daną rezerwacją.
Użytkownik ma możliwość wystawiania dokumentów: WZ, faktur, faktur pro forma, paragonów fiskalnych i niefiskalnych oraz nowego zamówienia na podstawie wcześniej wprowadzonej rezerwacji. Dzięki czemu po ich wystawieniu stan magazynowy produktu ulegnie zmniejszeniu.
Przy wystawianiu dokumentów na podstawie rezerwacji realizacja zostanie zrealizowana w magazynie, do którego została dodana bez możliwości zmiany magazynu.
Po zrealizowaniu rezerwacji zostaną także wygenerowane automatycznie odpowiednie dokumenty zgodnie z typem wystawionego dokumentu. Do rezerwacji można wystawić następujące dokumenty:
- Dokument WZ to zostanie on zapisany w zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY,
- Faktura lub paragon (jeśli został zaksięgowany) to zostaną one ujęte w kolumnie 7 (wartość sprzed. towarów i usług) w KPiR lub w ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowców) oraz w rejestrze sprzedaży VAT (u czynnych podatników VAT) oraz w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ,
- Faktura pro forma to zostanie ona ujęta w zakładce PRZYCHODY » PRO FORMY. Po wystawieniu pro formy w rezerwacjach pojawi się ,
- Zamówienie to zostanie dodane zamówienie, które można zrealizować z zakładki MAGAZYN » ZAMÓWIENIA.
Po dodaniu do rezerwacji dokumentu WZ w zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY przy jego numerze pojawi się ikona powiązania z rezerwacją.
Natomiast po dodaniu PRO FORMY w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE przy numerze rezerwacji powiązanej z pro formą pojawi się ikona DOKUMENT SPRZEDAŻY.
Zmiana statusu rezerwacji
Po wystawieniu dokumentu WZ, faktury, paragonu, faktury pro formy czy zamówienia do rezerwacji ich statusy ulegną zmianie na:
- ZREALIZOWANA - gdy do rezerwacji zostanie wystawiona faktura, paragon lub WZ.
- OCZEKUJĄCA - pojawia się on zaraz po dodaniu rezerwacji oraz po wystawieniu pro formy do rezerwacji,
- W REALIZACJI - pojawia się po dodaniu do rezerwacji zamówienia.
Istnieje także możliwość ręcznej zmiany statusu na OCZEKUJĄCA lub ZREALIZOWANA rezerwacji poprzez zaznaczenie jej na liście w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE i wybraniu z górnego paska menu opcji ZMIEŃ STATUS: ZREALIZOWANA / OCZEKUJĄCA.
Dodawanie zamówienia na podstawie rezerwacji
Na podstawie rezerwacji można także wystawić zamówienie bez konieczności przechodzenia do zakładki ZAMÓWIENIA. Aby tego dokonać należy zaznaczyć właściwą rezerwację i z górnego menu wybrać opcję WYSTAW » ZAMÓWIENIE. Po sprawdzeniu poprawności danych rezerwacji zamówienie potwierdza się poprzez wybranie opcji UTWÓRZ ZAMÓWIENIA.
Po dodaniu zamówienia rezerwacja zmieni status na W REALIZACJI.
Wygenerowane zamówienie będzie widoczne w zakładce MAGAZYN » ZAMÓWIENIA, aż do momentu wystawienia dokumentu związanego z przyjęciem towaru PZ/wydatek jego status będzie oznaczony jako NIEZREALIZOWANY.
Po zrealizowaniu zamówienia do przypisanej do niego rezerwacji w zakładce MAGAZYN » REZERWACJE należy ją zaznaczyć i wybrać opcję WYSTAW lub ZMIEŃ STATUS.
Szczegóły dotyczące zamówień znajdują się w artykule zamówienia.