Różnice kursowe - automatyczne księgowanie

System mojebiuro24.pl umożliwia automatyczne wyliczenie różnic kursowych od transakcji zakupu i sprzedaży, udokumentowanych fakturą w walucie obcej i z zapłatą w walucie obcej. System pobiera sam średnie kursy walut z NPB a przy płatnościach z rachunku bankowego w PLN przelicza automatycznie kurs zastosowany przez bank.

Włączenie automatycznego rozliczania różnic kursowych

Aby było to możliwe należy w pierwszej kolejności w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » FUNKCJE KSIĘGOWE zaznaczyć okienko WYLICZENIE RÓŻNIC KURSOWYCH. 

Ważne!
Aktywowanie opcji wyliczania różnic kursowych możliwe jest wyłącznie przez Opiekuna firmy oraz Szefa biura rachunkowego. Schemat przypinania opiekunów do kont klientów został omówiony w artykule Przypinanie i odpinanie opiekuna do klientów biura rachunkowego.

Różnice kursowe a faktura sprzedaży

Wystawiając fakturę poprzez zakładkę: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, w zakładce ZAAWANSOWANE można wybrać walutę transakcji.

Analogicznie, księgując fakturę sprzedaży wystawioną poza systemem poprzez zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ w zakładce ZAAWANSOWANE, można wybrać walutę w której wystawiona jest faktura.

Jeżeli faktura zostanie wystawiona w walucie obcej, obliczenie różnic kursowych będzie możliwe dopiero po rozliczeniu faktury w całości lub w części. Istnieją dwa sposoby wprowadzenia płatności, zależne od momentu posiadania informacji o zapłacie:

Informacja o płatności w momencie wystawiania faktury

Aby dodać płatność w momencie wystawiania faktury, w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE, należy w polu ZAPŁACONO wpisać wartość zapłaty w walucie obcej. Dzięki temu pojawią się dwa dodatkowe pola określające rodzaj rachunku bankowego, na który wpłynęła zapłata:

• walutowy - jest to rachunek walutowy, na który wpływa płatność w walucie obcej,

• w PLN - jest to rachunek złotówkowy, na który wpływa płatność w walucie obcej jednak jest ona przeliczana na złotówki po kursie stosowanym przez bank.

Po wybraniu opcji W PLN pojawi się kolejne dodatkowe pole - KWOTA WPŁATY W PLN, w którym należy wprowadzić wartość zapłaty w złotówkach znajdującą się na wyciągu bankowym.

Informacja o płatności po wystawieniu faktury sprzedaży

Aby rozliczyć wystawioną wcześniej fakturę należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ lub INNE PRZYCHODY, zaznaczyć fakturę na liście i z górnego paska menu wybrać opcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ.

Jeżeli wpłata została dokonana na rachunek walutowy, po wpisaniu w polu KWOTA wartości zapłaty w walucie obcej, wystarczy zaznaczyć opcje WALUTOWY.

Natomiast gdy zapłata została dokonana na rachunek złotówkowy, po wpisaniu w polu KWOTA wartości zapłaty w walucie obcej, należy zaznaczyć opcję W PLN. W dodatkowym polu KWOTA WPŁATY W PLN należy wpisać wartość zapłaty w złotówkach, która znajduje się na wyciągu bankowym. Ważne!
Różnice kursowe w przypadku faktur VAT marża należy wyliczyć ręcznie poza systemem. Schemat obliczania różnic kursowych znajduje się w artykule: Różnice kursowe po stronie sprzedaży
W sytuacji wystąpienia nadpłaty należy rozliczyć w systemie wyłącznie wartość wynikającą z faktury bez uwzględniania kwoty nadpłaty.

Obliczanie różnic kursowych przy sprzedaży - księgowanie dowodu wewnętrznego

W celu wygenerowania dowodu wewnętrznego, na podstawie którego różnice kursowe (ujemne lub dodatnie) zostaną ujęte w KPiR należy przejść do zakładki START » RÓŻNICE KURSOWE » OD PRZYCHODÓW. Następnie należy zaznaczyć fakturę na liście i z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW DW.

Aby masowo wygenerować dowody wewnętrzne z naliczonymi różnicami kursowymi należy zaznaczyć wybrane faktury w zakładce: START » RÓŻNICE KURSOWE » OD PRZYCHODÓW a następnie z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW DW. System wystawi dwa rodzaje dowodów wewnętrznych, na których będą ujęte różnice od poszczególnych faktur - osobny dla różnic ujemnych i różnic dodatnich.Ważne!
W zależności od tego, czy powstała różnica kursowa będzie dodatnia czy ujemna, wystawiony dowód wewnętrzny zostanie automatycznie zaksięgowany odpowiednio w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody lub w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.

Różnice kursowe a faktury kosztowe

Aby możliwe było wygenerowanie różnic kursowych w systemie w przypadku zakupów, należy w pierwszej kolejności zaksięgować faktury kosztowe wystawione w walucie obcej. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (bez VAT) a następnie wybrać rodzaj wydatku. W zakładce IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE istnieje możliwość wyboru waluty, w jakiej faktura została wystawiona.

Analogicznie jak w przypadku faktury sprzedaży, różnice kursowe można obliczyć w systemie wyłącznie po rozliczeniu wydatku w całości lub w części. Istnieją dwa sposoby wprowadzenia płatności, zależne od momentu posiadania informacji o zapłacie.

Informacja o płatności w momencie księgowania faktury

Aby dodać płatność w momencie księgowania faktury, w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE, należy w polu ZAPŁACONO wpisać wartość zapłaty w walucie obcej. Dzięki temu pojawią się dwa dodatkowe pola określające rodzaj rachunku bankowego, na który wpłynęła zapłata:

• walutowy - jest to rachunek walutowy, na który wpływa płatność w walucie obcej,

• w PLN - jest to rachunek złotówkowy, na który wpływa płatność w walucie obcej, jednak jest ona przeliczana na złotówki po kursie stosowanym przez bank.

Po wybraniu opcji W PLN pojawi się dodatkowe pole - KWOTA WPŁATY W PLN, w którym należy wprowadzić wartość zapłaty w złotówkach znajdującą się na wyciągu bankowym.

Informacja o płatności po zaksięgowaniu faktury

Aby rozliczyć zaksięgowaną wcześniej fakturę należy przejść do zakładki WYDATKI, zaznaczyć fakturę na liście i z górnego paska menu wybrać opcję ROZLICZ.

Jeżeli wpłata została dokonana z rachunku walutowego, po wpisaniu w polu KWOTA wartości zapłaty w walucie obcej, wystarczy zaznaczyć opcje WALUTOWY. Jeżeli zapłata została dokonana z rachunku w PLN, po wpisaniu w polu KWOTA wartości zapłaty w walucie obcej, należy zaznaczyć opcję W PLN. W dodatkowym polu KWOTA WPŁATY W PLN należy wpisać wartość zapłaty w złotówkach, która znajduje się na wyciągu bankowym.

Obliczanie różnic kursowych przy zakupie - księgowanie dowodu wewnętrznego

W celu wygenerowania dowodu wewnętrznego, na podstawie którego różnice kursowe (ujemne lub dodatnie) zostaną ujęte w KPiR należy przejść do zakładki: START » RÓŻNICE KURSOWE » OD WYDATKÓW. Następnie należy zaznaczyć fakturę na liście i z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW DW.

Aby masowo wygenerować dowody wewnętrzne z naliczonymi różnicami kursowymi należy zaznaczyć wybrane faktury w zakładce: START » RÓŻNICE KURSOWE » OD WYDATKÓW a następnie z górnego paska menu wybrać opcji WYSTAW DW. System wystawi dwa rodzaje dowodów wewnętrznych, na których będą ujęte różnice od poszczególnych faktur - osobny dla różnic ujemnych i różnic dodatnich.Ważne!
W zależności od tego, czy powstała różnica kursowa będzie dodatnia czy ujemna, wystawiony dowód wewnętrzny zostanie automatycznie zaksięgowany odpowiednio w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody lub w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.

Usuwanie i drukowanie zaksięgowanego dowodu wewnętrznego

W celu usunięcia automatycznie zaksięgowanego dowodu wewnętrznego należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » KPIR. Z poziomu tej zakładki, po zaznaczeniu DW na liście możliwe jest wydrukowanie dokumentu poprzez opcję DRUKUJ, która znajduje się w górnym pasku menu. Aby usunąć zaksięgowany DW należy kliknąć w jego numer. Dzięki temu, otworzy się szczegółowy widok dokumentu, w którym możliwe jest usunięcie DW poprzez akcję USUŃ.

Ważne!
Po wystawieniu w systemie dowodu wewnętrznego (co jest jednoznaczne z zaksięgowaniem dokumentu w ewidencji) nie ma możliwości modyfikacji płatności. Aby odblokować możliwość zmodyfikowania dodanej płatności należy w pierwszej kolejności usunąć DW, zmodyfikować płatność i wystawić nowy DW.