Różnice kursowe - automatyczne księgowanie
System mojebiuro24.pl umożliwia automatyczne wyliczenie różnic kursowych od transakcji zakupu i sprzedaży, udokumentowanych fakturą w walucie obcej i z zapłatą w walucie obcej. System pobiera sam średnie kursy walut z NPB a przy płatnościach z rachunku bankowego w PLN przelicza automatycznie kurs zastosowany przez bank.
Włączenie automatycznego rozliczania różnic kursowych
Aby było to możliwe należy w pierwszej kolejności w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » FUNKCJE KSIĘGOWE zaznaczyć okienko WYLICZENIE RÓŻNIC KURSOWYCH.
Aktywowanie opcji wyliczania różnic kursowych możliwe jest wyłącznie przez Opiekuna firmy oraz Szefa biura rachunkowego. Schemat przypinania opiekunów do kont klientów został omówiony w artykule Przypinanie i odpinanie opiekuna do klientów biura rachunkowego.
Różnice kursowe a faktura sprzedaży
Wystawiając fakturę poprzez zakładkę: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, w zakładce ZAAWANSOWANE można wybrać walutę transakcji.
Analogicznie, księgując fakturę sprzedaży wystawioną poza systemem poprzez zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ w zakładce ZAAWANSOWANE, można wybrać walutę w której wystawiona jest faktura.
Jeżeli faktura zostanie wystawiona w walucie obcej, obliczenie różnic kursowych będzie możliwe dopiero po rozliczeniu faktury w całości lub w części. Istnieją dwa sposoby wprowadzenia płatności, zależne od momentu posiadania informacji o zapłacie:
Informacja o płatności w momencie wystawiania faktury
Aby dodać płatność w momencie wystawiania faktury, w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE, należy w polu ZAPŁACONO wpisać wartość zapłaty w walucie obcej. Dzięki temu pojawią się dwa dodatkowe pola określające rodzaj rachunku bankowego, na który wpłynęła zapłata:
-
walutowy - jest to rachunek walutowy, na który wpływa płatność w walucie obcej,
-
w PLN - jest to rachunek złotówkowy, na który wpływa płatność w walucie obcej jednak jest ona przeliczana na złotówki po kursie stosowanym przez bank.
Po wybraniu opcji W PLN pojawi się kolejne dodatkowe pole - KWOTA WPŁATY W PLN, w którym należy wprowadzić wartość zapłaty w złotówkach znajdującą się na wyciągu bankowym.
Informacja o płatności po wystawieniu faktury sprzedaży
Aby rozliczyć wystawioną wcześniej fakturę należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ lub INNE PRZYCHODY, zaznaczyć fakturę na liście i z górnego paska menu wybrać opcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ.
Jeżeli wpłata została dokonana na rachunek walutowy, po wpisaniu w polu KWOTA wartości zapłaty w walucie obcej, wystarczy zaznaczyć opcje WALUTOWY.
Natomiast gdy zapłata została dokonana na rachunek złotówkowy, po wpisaniu w polu KWOTA wartości zapłaty w walucie obcej, należy zaznaczyć opcję W PLN. W dodatkowym polu KWOTA WPŁATY W PLN należy wpisać wartość zapłaty w złotówkach, która znajduje się na wyciągu bankowym.
Różnice kursowe w przypadku faktur VAT marża należy wyliczyć ręcznie poza systemem. Schemat obliczania różnic kursowych znajduje się w artykule: Różnice kursowe po stronie sprzedaży
W sytuacji wystąpienia nadpłaty należy rozliczyć w systemie wyłącznie wartość wynikającą z faktury bez uwzględniania kwoty nadpłaty.
Obliczanie różnic kursowych przy sprzedaży - księgowanie dowodu wewnętrznego
W celu wygenerowania dowodu wewnętrznego, na podstawie którego różnice kursowe (ujemne lub dodatnie) zostaną ujęte w KPiR należy przejść do zakładki START » RÓŻNICE KURSOWE » OD PRZYCHODÓW. Następnie należy zaznaczyć fakturę na liście i z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW DW.
Aby masowo wygenerować dowody wewnętrzne z naliczonymi różnicami kursowymi należy zaznaczyć wybrane faktury w zakładce: START » RÓŻNICE KURSOWE » OD PRZYCHODÓW a następnie z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW DW. System wystawi dwa rodzaje dowodów wewnętrznych, na których będą ujęte różnice od poszczególnych faktur - osobny dla różnic ujemnych i różnic dodatnich.
W zależności od tego, czy powstała różnica kursowa będzie dodatnia czy ujemna, wystawiony dowód wewnętrzny zostanie automatycznie zaksięgowany odpowiednio w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody lub w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.
Różnice kursowe a faktury kosztowe
Aby możliwe było wygenerowanie różnic kursowych w systemie w przypadku zakupów, należy w pierwszej kolejności zaksięgować faktury kosztowe wystawione w walucie obcej. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (bez VAT) a następnie wybrać rodzaj wydatku. W zakładce IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE istnieje możliwość wyboru waluty, w jakiej faktura została wystawiona.
Analogicznie jak w przypadku faktury sprzedaży, różnice kursowe można obliczyć w systemie wyłącznie po rozliczeniu wydatku w całości lub w części. Istnieją dwa sposoby wprowadzenia płatności, zależne od momentu posiadania informacji o zapłacie.
Informacja o płatności w momencie księgowania faktury
Aby dodać płatność w momencie księgowania faktury, w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE, należy w polu ZAPŁACONO wpisać wartość zapłaty w walucie obcej. Dzięki temu pojawią się dwa dodatkowe pola określające rodzaj rachunku bankowego, na który wpłynęła zapłata:
-
walutowy - jest to rachunek walutowy, na który wpływa płatność w walucie obcej,
-
w PLN - jest to rachunek złotówkowy, na który wpływa płatność w walucie obcej, jednak jest ona przeliczana na złotówki po kursie stosowanym przez bank.
Po wybraniu opcji W PLN pojawi się dodatkowe pole - KWOTA WPŁATY W PLN, w którym należy wprowadzić wartość zapłaty w złotówkach znajdującą się na wyciągu bankowym.
Informacja o płatności po zaksięgowaniu faktury
Aby rozliczyć zaksięgowaną wcześniej fakturę należy przejść do zakładki WYDATKI, zaznaczyć fakturę na liście i z górnego paska menu wybrać opcję ROZLICZ.
Jeżeli wpłata została dokonana z rachunku walutowego, po wpisaniu w polu KWOTA wartości zapłaty w walucie obcej, wystarczy zaznaczyć opcje WALUTOWY. Jeżeli zapłata została dokonana z rachunku w PLN, po wpisaniu w polu KWOTA wartości zapłaty w walucie obcej, należy zaznaczyć opcję W PLN. W dodatkowym polu KWOTA WPŁATY W PLN należy wpisać wartość zapłaty w złotówkach, która znajduje się na wyciągu bankowym.
Obliczanie różnic kursowych przy zakupie - księgowanie dowodu wewnętrznego
W celu wygenerowania dowodu wewnętrznego, na podstawie którego różnice kursowe (ujemne lub dodatnie) zostaną ujęte w KPiR należy przejść do zakładki: START » RÓŻNICE KURSOWE » OD WYDATKÓW. Następnie należy zaznaczyć fakturę na liście i z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW DW.
Aby masowo wygenerować dowody wewnętrzne z naliczonymi różnicami kursowymi należy zaznaczyć wybrane faktury w zakładce: START » RÓŻNICE KURSOWE » OD WYDATKÓW a następnie z górnego paska menu wybrać opcji WYSTAW DW. System wystawi dwa rodzaje dowodów wewnętrznych, na których będą ujęte różnice od poszczególnych faktur - osobny dla różnic ujemnych i różnic dodatnich.
W zależności od tego, czy powstała różnica kursowa będzie dodatnia czy ujemna, wystawiony dowód wewnętrzny zostanie automatycznie zaksięgowany odpowiednio w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody lub w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.
Usuwanie i drukowanie zaksięgowanego dowodu wewnętrznego
W celu usunięcia automatycznie zaksięgowanego dowodu wewnętrznego należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » KPIR. Z poziomu tej zakładki, po zaznaczeniu DW na liście możliwe jest wydrukowanie dokumentu poprzez opcję DRUKUJ, która znajduje się w górnym pasku menu. Aby usunąć zaksięgowany DW należy kliknąć w jego numer. Dzięki temu, otworzy się szczegółowy widok dokumentu, w którym możliwe jest usunięcie DW poprzez akcję USUŃ.
Po wystawieniu w systemie dowodu wewnętrznego (co jest jednoznaczne z zaksięgowaniem dokumentu w ewidencji) nie ma możliwości modyfikacji płatności. Aby odblokować możliwość zmodyfikowania dodanej płatności należy w pierwszej kolejności usunąć DW, zmodyfikować płatność i wystawić nowy DW.