Sprawdzanie podatkowe - wszystko co warto wiedzieć!

Sprawdzanie podatkowe - na czym polega?

Udogodnieniem dla biur rachunkowych jest możliwość sprawdzenia w jednym miejscu w systemie poprawności wszystkich zaksięgowanych dokumentów. Aby rozpocząć sprawdzenie podatkowe, należy przejść na koncie klienta do zakładki EWIDENCJE » SPRAWDZANIE PODATKOWE.

Widok podzielony został na podzakładki:

• KPiR/Ewidencja Przychodów - gdzie ujęte zostały wszystkie wpisy zgodnie z numeracją Księgi przychodów i rozchodów (skala podatkowa, podatek liniowy)/ Ewidencją przychodów (ryczałt),

• Kilometrówka - znajdują się w niej wszystkie wpisy związane z samochodem rozliczanym w firmie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu dla podatku dochodowego,

• Rejestr VAT - widoczne w niej są wszystkie wpisy ujęte tylko w rejestrach VAT np.

• gdy data otrzymania faktury kosztowej jest późniejsza niż data wystawienia,

• zakup środka trwałego, od którego odliczono podatek VAT,

• faktura zaliczkowa,

• inne wpisy wprowadzone bezpośrednio do rejestru (np. wynikające z księgowania podatku VAT na podstawie dokumentu SAD),

• zapisy dodawane przez zakładkę WYDATKI lub PRZYCHODY, gdzie wybrany został Skutek księgowy - Księguj do VAT,

• Środki trwałe i WNiP - widnieją tu dokumenty wprowadzone do systemu jako zakup środka trwałego bez odliczenia VAT.

Jak rozpocząć sprawdzanie podatkowe zapisów?

Aby rozpocząć sprawdzanie podatkowe, należy ustawić właściwy okres w lewym górnym rogu oraz kliknąć na akcję Rozpocznij sprawdzanie. Sprawdzanie co do zasady rozpoczyna się od pierwszej pozycji KPiR lub Ewidencji Przychodów.

Po rozpoczęciu sprawdzania pojawi się widok, w którym uwzględnione zostały wszystkie niezbędne informacje dotyczące zaksięgowanego dokumentu.

• Jeżeli biuro rachunkowe korzysta z funkcji OCR odczytywanie faktur w chmurze lub do dodanego wpisu został załączony dokument (np. w formacie PDF) to po prawej stronie okna pojawi się podgląd dokumentu, z którego zostały zaczytane dane, dzięki czemu możliwa będzie weryfikacja poprawności księgowania dokumentu

• Opiekun lub szef biura przechodząc do zakładki DODATKOWE INFORMACJE ma możliwość zweryfikowania, kto dokonał księgowania dokumentu oraz informacji dotyczących daty i kwoty rozliczenia (płatności).

• Opiekun ma również możliwość zweryfikowania:

• danych kontrahenta,

• numeru dokumentu,

• daty księgowania do KPIR,

• daty księgowania do VAT (w przypadku faktury VAT),

• terminu płatności,

• przyjętego schematu księgowego,

• ewidencji, w których został ujęty dokument,

• kwot ujętych w poszczególnych ewidencjach.

Sprawdzanie podatkowe - funkcje

Modyfikowanie wpisu

W przypadku zauważenia błędów w księgowaniu (innych niż rozliczenie wydatku), stosownych poprawek można dokonać poprzez akcję Modyfikuj.

Modyfikacja rozliczenia dokumentu

Podczas sprawdzania podatkowego możliwa jest również zmiana daty rozliczenia dokumentu. W tym celu należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w aktywny numer dokumentu, a następnie w pojawiającym się oknie przejść do zakładki PŁATNOŚCI, gdzie należy zaznaczyć płatność i skorzystać z opcji Modyfikuj.

Weryfikacja poprawności księgowania wydatków związanych z pojazdem

Wydatki związane z pojazdem, które zostały zaksięgowane z wykorzystaniem jako rodzaju wydatku Zakup paliwa do pojazdu lub Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu, oprócz standardowych danych widocznych w sprawdzaniu podatkowym zawierają również dodatkowe informacje, które dotyczą:

• numeru rejestracyjnego pojazdu którego wydatek dotyczy,

• zastosowanego prawa do odliczenia podatku VAT (50 lub 100%).

Oznaczenie dokumentu jako sprawdzony

Dokument można oznaczyć jako prawidłowo zaksięgowany poprzez akcję Oznacz jako sprawdzone dostępną pod tabelami dotyczącymi zapisów w ewidencjach.

Po oznaczeniu dokumentu jako sprawdzony system przechodzi do kolejnej pozycji zgodnie z numeracją KPiR lub Ewidencją Przychodów. Ponadto w głównym widoku Sprawdzania podatkowego przy dokumentach oznaczonych jako sprawdzone, pojawi się dodatkowa ikona  informująca, że dokument został sprawdzony.

Filtry w sprawdzaniu podatkowym

Opiekun lub szef biura ma możliwość wyszukania konkretnego dokumentu poprzez opcję wyszukiwarki, która znajduje się przy ustawieniach okresu. Dodatkowo w zakładce sprawdzania podatkowego możliwe jest oddzielenie wpisów sprawdzonych od tych, które pozostały jeszcze do sprawdzenia oraz podział wpisu na sprzedaż i zakup. Dzięki temu weryfikacja księgowania będzie przebiegać jeszcze sprawniej. 

Wyfiltrowanie niesprawdzonych lub sprawdzonych zapisów

W celu oddzielenia wpisów, które zostały już sprawdzone od tych jeszcze nie sprawdzonych należy w zakładce SPRAWDZANIE PODATKOWE wybrać odpowiednią opcję w filtrze STATUS:

• NIESPRAWDZONE - jeśli na liście mają pojawić się jedynie dokumenty niesprawdzone,

• SPRAWDZONE - jeśli na liście mają pojawić się jedynie dokumenty sprawdzone,,

• PUSTE OKNO - jeśli na liście mają pojawić się wszystkie dokumenty zarówno te, które zostały już sprawdzone jak i te, których poprawność nie została jeszcze zweryfikowana.

Filtr rodzaju transakcji 

W sprawdzaniu podatkowym opiekun oraz szef biura ma także możliwość rozdzielenia wpisów na przychody oraz koszty. W tym celu należy w filtrze RODZAJ wybrać opcję: 

• KOSZTY - jeżeli na liście mają pojawić się jedynie wpisy dotyczące zakupu,

• PRZYCHODY - jeżeli na liście mają pojawić się jedynie wpisy dotyczące przychodów,

• PUSTE POLE - jeżeli na liście mają pojawić się zarówno wpisy dotyczące kosztów i przychodów. 

Filtr ten jest jednak dostępny tylko w podzakładce KPIR.