Sprawdzanie podatkowe - wszystko co warto wiedzieć!

Sprawdzanie podatkowe - na czym polega?

Udogodnieniem dla biur rachunkowych jest możliwość sprawdzenia w jednym miejscu w systemie poprawności wszystkich zaksięgowanych dokumentów. Aby rozpocząć sprawdzenie podatkowe, należy przejść na koncie klienta do zakładki EWIDENCJE » SPRAWDZANIE PODATKOWE.

Widok podzielony został na podzakładki:

• KPiR/Ewidencja Przychodów - gdzie ujęte zostały wszystkie wpisy zgodnie z numeracją Księgi przychodów i rozchodów (skala podatkowa, podatek liniowy)/ Ewidencją przychodów (ryczałt),

• Kilometrówka - znajdują się w niej wszystkie wpisy związane z samochodem rozliczanym w firmie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu dla podatku dochodowego,

• Rejestr VAT - widoczne w niej są wszystkie wpisy ujęte tylko w rejestrach VAT np.

• gdy data otrzymania faktury kosztowej jest późniejsza niż data wystawienia,

• zakup środka trwałego, od którego odliczono podatek VAT,

• faktura zaliczkowa,

• inne wpisy wprowadzone bezpośrednio do rejestru (np. wynikające z księgowania podatku VAT na podstawie dokumentu SAD),

• zapisy dodawane przez zakładkę WYDATKI lub PRZYCHODY, gdzie wybrany został Skutek księgowy - Księguj do VAT,

• Środki trwałe i WNiP - widnieją tu dokumenty wprowadzone do systemu jako zakup środka trwałego bez odliczenia VAT.

Jak rozpocząć sprawdzanie podatkowe zapisów?

Aby rozpocząć sprawdzanie podatkowe, należy ustawić właściwy okres w lewym górnym rogu oraz kliknąć na akcję Rozpocznij sprawdzanie. Sprawdzanie co do zasady rozpoczyna się od pierwszej pozycji KPiR lub Ewidencji Przychodów.

System MojeBiuro24.pl automatycznie ustawia miesiąc sprawdzania podatkowego na miesiąc wstecz do kalendarzowego, dzięki czemu opiekun może od razu sprawdzić właściwy okres księgowy.

Po rozpoczęciu sprawdzania pojawi się widok, w którym uwzględnione zostały wszystkie niezbędne informacje dotyczące zaksięgowanego dokumentu.

• Jeżeli biuro rachunkowe korzysta z funkcji OCR odczytywanie faktur w chmurze lub do dodanego wpisu został załączony dokument (np. w formacie PDF) to po prawej stronie okna pojawi się podgląd dokumentu, z którego zostały zaczytane dane, dzięki czemu możliwa będzie weryfikacja poprawności księgowania dokumentu

• Opiekun lub szef biura przechodząc do zakładki DODATKOWE INFORMACJE ma możliwość zweryfikowania, kto dokonał księgowania dokumentu oraz informacji dotyczących daty i kwoty rozliczenia (płatności).

• Opiekun ma również możliwość zweryfikowania:

• danych kontrahenta,

• numeru dokumentu,

• daty księgowania do KPIR,

• daty księgowania do VAT (w przypadku faktury VAT),

• terminu płatności,

• przyjętego schematu księgowego,

• ewidencji, w których został ujęty dokument,

• kwot ujętych w poszczególnych ewidencjach.

Sprawdzanie podatkowe - funkcje

Modyfikowanie wpisu

W przypadku zauważenia błędów w księgowaniu (innych niż rozliczenie wydatku), stosownych poprawek można dokonać poprzez akcję Modyfikuj.

Modyfikacja rozliczenia dokumentu

Podczas sprawdzania podatkowego możliwa jest również zmiana daty rozliczenia dokumentu. W tym celu należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w aktywny numer dokumentu, a następnie w pojawiającym się oknie przejść do zakładki PŁATNOŚCI, gdzie należy zaznaczyć płatność i skorzystać z opcji Modyfikuj.

Weryfikacja poprawności księgowania wydatków związanych z pojazdem

Wydatki związane z pojazdem, które zostały zaksięgowane z wykorzystaniem jako rodzaju wydatku Zakup paliwa do pojazdu lub Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu, oprócz standardowych danych widocznych w sprawdzaniu podatkowym zawierają również dodatkowe informacje, które dotyczą:

• numeru rejestracyjnego pojazdu którego wydatek dotyczy,

• zastosowanego prawa do odliczenia podatku VAT (50 lub 100%).

Oznaczenie dokumentu jako sprawdzony

Dokument można oznaczyć jako prawidłowo zaksięgowany poprzez akcję Oznacz jako sprawdzone dostępną pod tabelami dotyczącymi zapisów w ewidencjach.

Po oznaczeniu dokumentu jako sprawdzony system przechodzi do kolejnej pozycji zgodnie z numeracją KPiR lub Ewidencją Przychodów. Ponadto w głównym widoku Sprawdzania podatkowego przy dokumentach oznaczonych jako sprawdzone, pojawi się dodatkowa ikona  informująca, że dokument został sprawdzony.

Filtry w sprawdzaniu podatkowym

Opiekun lub szef biura ma możliwość wyszukania konkretnego dokumentu poprzez opcję wyszukiwarki, która znajduje się przy ustawieniach okresu. Dodatkowo w zakładce sprawdzania podatkowego możliwe jest oddzielenie wpisów sprawdzonych od tych, które pozostały jeszcze do sprawdzenia oraz podział wpisu na sprzedaż i zakup. Dzięki temu weryfikacja księgowania będzie przebiegać jeszcze sprawniej. 

Wyfiltrowanie niesprawdzonych lub sprawdzonych zapisów

W celu oddzielenia wpisów, które zostały już sprawdzone od tych jeszcze nie sprawdzonych należy w zakładce SPRAWDZANIE PODATKOWE wybrać odpowiednią opcję w filtrze STATUS:

• NIESPRAWDZONE - jeśli na liście mają pojawić się jedynie dokumenty niesprawdzone,

• SPRAWDZONE - jeśli na liście mają pojawić się jedynie dokumenty sprawdzone,,

• PUSTE OKNO - jeśli na liście mają pojawić się wszystkie dokumenty zarówno te, które zostały już sprawdzone jak i te, których poprawność nie została jeszcze zweryfikowana.

Filtr rodzaju transakcji 

W sprawdzaniu podatkowym opiekun oraz szef biura ma także możliwość rozdzielenia wpisów na przychody oraz koszty. W tym celu należy w filtrze RODZAJ wybrać opcję: 

• KOSZTY - jeżeli na liście mają pojawić się jedynie wpisy dotyczące zakupu,

• PRZYCHODY - jeżeli na liście mają pojawić się jedynie wpisy dotyczące przychodów,

• PUSTE POLE - jeżeli na liście mają pojawić się zarówno wpisy dotyczące kosztów i przychodów. 

Filtr ten jest jednak dostępny tylko w podzakładce KPIR.