Wystawianie faktur za usługi cykliczne

W celu usprawnienia pracy w biurze rachunkowym i oszczędności czasu niezbędnego dla rozliczeń klientów, faktury cykliczne za usługi księgowe dla wszystkich klientów można wystawić jednym kliknięciem. System mb24.pl umożliwia biurom rachunkowym zarówno pojedyncze, jak i masowe wystawianie dokumentów sprzedaży. Faktury cykliczne, umożliwiają wystawienie faktury w określonych odstępach czasowych. W celu jej wystawienia, w pierwszej kolejności w systemie należy zdefiniować jednorazowo usługi cykliczne dla poszczególnych kontrahentów.

Dodawanie usługi cyklicznej

W celu dodania usługi cyklicznej dla określonego kontrahenta należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI i kliknąć w jego nazwę. Pojawi się wówczas okno Szczegóły kontrahenta, gdzie należy przejść do podzakładki PRZYCHODY » USŁUGI CYKLICZNE i wybrać opcję DODAJ USŁUGĘ.

W oknie Dodawanie nowej usługi cyklicznej należy uzupełnić wymagane dane. W pozycji NAZWA należy podać nazwę pozycji jaka będzie widoczna na fakturze. Można to zrobić na trzy sposoby:

  • wybrać wprowadzony wcześniej produkt lub usługę poprzez znacznik lupy przy polu Nazwa,

  • ręcznie wprowadzić dane,

  • skorzystać z gotowych znaczników (opcja Dostępne znaczniki) - w polu Nazwa należy wpisać wybrany przez siebie schemat.

Dostępne znaczniki to:

ZNACZNIK

NAZWA NA FAKTURZE dla kwietnia 2020

Abonament za [miesiac]/[rok] Abonament za 4/2020
Abonament za [miesiac_slownie] [rok2] Abonament za kwiecień 20
Abonament za [miesiac_slownie-1M] [rok-1R] Abonament za marzec 2020
Abonament za [kwartal]/[rok] Abonament za IV/2020
Licencja na korzystanie z oprogramowania za miesiąc [miesiac+1M]/[rok] Licencja na korzystanie z oprogramowania za miesiąc 5/2020
Licencja na korzystanie z oprogramowania w roku [rok+1R] Licencja na korzystanie z oprogramowania w roku 2021

Po wybraniu i ustalenia schematu należy uzupełnić ręcznie pozostałe dane podstawowe, które będą widnieć na generowanych fakturach, m.in. datę początku oraz końca usługi. Przy wystawianiu faktur cyklicznych użytkownik ma także możliwość wyboru serii numeracji z dodanych już wzorców, bądź utworzenia nowej poprzez pole NOWA SERIA.

Wystawianie faktur za usługi cykliczne

Po przypisaniu usługi cyklicznej można przejść do wygenerowania faktury za usługi cykliczne. System mb24.pl oferuje dwie metody wystawienia faktur za usługi cykliczne, tzn. masową oraz pojedynczą do każdego kontrahenta.

Aby wygenerować fakturę cykliczną, należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI, zaznaczyć kontrahenta i z górnego paska zadań wybrać opcję WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGI CYKLICZNE.

Następnie pojawi się okno, w którym należy wskazać datę sprzedaży i datę wystawienia faktury.

Po wystawieniu faktura cykliczna będzie dostępna w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ.

Masowe wystawianie faktur za usługi cykliczne.

Masowe wystawianie faktur cyklicznych jest możliwe z listy firm biura rachunkowego.

W zakładce FIRMY należy zaznaczyć kontrahentów, którzy mają zdefiniowane faktury cykliczne, a następnie z górnego panelu wybrać AKCJE MASOWE » WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGI CYKLICZNE.

Faktury będą widoczne w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ.

Automatyczne księgowanie faktur cyklicznych na koncie klienta

Po wystawieniu faktury cyklicznej przez właściciela biura rachunkowego, na koncie klienta automatycznie pojawia się komunikat informujący o tym zdarzeniu.

Otrzymana faktura będzie widoczna w zakładce START » STRONA GŁÓWNA:

  • dla pracowników biura w części zawierającej dane o kliencie w zakładce Faktury.
  • dla klienta po zalogowaniu na konto w module Faktury za usługi księgowe.

Dodatkowo z tych poziomów można automatycznie zaksięgować wystawioną fakturę poprzez opcję KSIĘGUJ.

Wówczas, pojawi się okno z danymi wystawionej faktury, które można w razie potrzeby zmodyfikować.