W przedsiębiorstwach zajmujących się działalnością wytwórczą oraz handlową duży odsetek ponoszonych kosztów stanowią towary handlowe oraz materiały podstawowe. Do ich ewidencjonowania służy kolumna 10 KPIR - Zakup towarów handlowych i materiałów.
Księgowanie faktury za zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych
Faktury bądź rachunki dokumentujące zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych w systemie księguje się przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) lub WYDATEK (w przypadku nievatowca) jako rodzaj wydatku: ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH.
Po zapisaniu wydatku za zakup towarów bądź materiałów zostanie on zaksięgowany w kolumnie 10 Księgi Przychodów i Rozchodów - zakup towarów handlowych i materiałów oraz w Rejestrze VAT zakupu (w przypadku czynnych podatników VAT).
W przypadku przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego i korzystających z Ewidencji Przychodów zaksięgowane faktury zakupowe będą widoczne w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE oraz u czynnych podatników VAT trafią do Rejestru VAT zakupu.
Księgowanie faktury przez zakładkę STAWKI
Fakturę zakupu towarów można księgować w systemie poprzez zakładkę STAWKI. Wówczas dokonuje się ujęcia kwoty wskazanej w podsumowaniu faktury, odpowiednio w polu WARTOŚĆ NETTO, KWOTA VAT i WARTOŚĆ BRUTTO.
Księgowanie faktury przez zakładkę POZYCJE
Drugim sposobem księgowania faktury dotyczącej zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych, jest ujęcie jednostkowe zarówno wartości, jak i produktów wskazanych na fakturze w zakładce POZYCJE. Wówczas konieczne jest uzupełnienie wszystkich poszczególnych pozycji faktury - produktów z rozbiciem na poszczególne ich wartości i ilości. Księgowanie za pomocą tej zakładki aktualizuje katalog produktów (w zakładce: PRZYCHODY » PRODUKTY w pakiecie bez magazynu lub zakładce: MAGAZYN » PRODUKTY w pakiecie z włączonym magazynem) - po zaksięgowaniu wydatku system tworzy automatycznie dokument PZ (opcja dostępna w pakiecie z magazynem).
Księgowanie faktury zakupu z uwzględnieniem daty ważności produktów
Jeśli zakupione towary handlowe oraz materiały podstawowe posiadają daty ważności, możliwe jest ich dodanie z uwzględnieniem poszczególnych partii produktów. Sposób dodania daty ważności jest jednak uzależniony od zdefiniowania produktów widniejących na stanie w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY.
- włączoną opcję DATA WAŻNOŚCI - możliwe będzie uzupełnienie kolumny DATA WAŻNOŚCI.
- wyłączoną opcję DATA WAŻNOŚCI - nie będzie można uzupełnić kolumny DATA WAŻNOŚCI (w tym przypadku brak jej uzupełnienia nie przeszkodzi w zapisaniu dokumentu magazynowego). Pojawi się wówczas komunikat “Daty ważności są wyłączone dla tego produktu”.
Jeśli data ważności produktu jest datą przyszłą, po zapisaniu wydatku systemem wygeneruje dokument PZ. Jeśli jednak data ważności będzie datą wsteczną system wyśle komunikat o treści “Wprowadzona data ważności jest w przeszłości. Jesteś pewien, że chcesz kontynuować?”. Po zaakceptowaniu i wybraniu opcji TAK, system automatycznie wygeneruje dokument PZ. W przypadku wyboru opcji NIE system nie wygeneruje dokumentu magazynowego, lecz cofnie użytkownika z powrotem do okna dodawania wydatku.
Księgowanie zakupu towarów dostarczonych przed otrzymaniem faktury VAT
Zdarza się, że towar zostanie dostarczony jeszcze przed wstawieniem faktury VAT lub dokument ten dotrze do nabywcy z opóźnieniem. Wówczas co do zasady na gruncie PIT, nawet jeśli podatnik nie posiada dokumentu stanowiącego dowód księgowy musi dokonać wpisu do ewidencji KPIR w dacie otrzymania towaru. W tym celu należy sporządzić szczegółowy opis zakupionego towaru handlowego i na jego podstawie dokonać zapisu w ewidencji.
- imię, nazwisko (firmę) oraz adres dostawcy,
- ilość, rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość zakupionego towaru lub materiału
- datę zakupu
- podpis osoby, która przyjęła towary lub materiały.
Opis ten należy przechowywać jako dowód zakupu, który następnie należy połączyć z nadesłaną fakturą.
Aby dokonać wpisu do ewidencji KPIR na podstawie sporządzonego opisu należy przejść do zakładki EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS, gdzie należy wpisać wartość zakupionych towarów w polu ZAK. TOW. HANDL. I MATERIAŁÓW oraz uzupełnić pozostałe dane.
Natomiast na gruncie podatku VAT księgowania należy dokonać zgodnie z datą odbioru faktury. Zatem po otrzymaniu faktury VAT należy dokonać księgowania wydatku wyłącznie do rejestru VAT zakupów.
W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, następnie jako rodzaj wydatku wybrać ZAKUP TOW.W HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODST. i uzupełnić pozostałe dane zgodnie z otrzymanym dokumentem. Następnie należy przejść od zakładki IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE i w polu SKUTEK KSIĘGOWY wybrać opcję KSIĘGUJ DO VAT. Po zapisaniu podatek VAT zostanie ujęty w rejestrze VAT zakupów zgodnie z datą odbioru wskazaną (podczas księgowania) w polu DATA KSIĘGOWANIA DO VAT.
