W systemie wFirma dla biur rachunkowych dostępna jest funkcja wysyłki do weryfikacji przez klienta wersji roboczych wydatków, wraz z pytaniem czego dotyczy dany dokument. Akceptacja wersji roboczych wydatków przez klienta biura rachunkowego bezpośrednio w systemie ma na celu usprawnienie przepływu informacji i przyspieszenie księgowań.
Wersje robocze wydatków
Wersję roboczą wydatku klient może uzasadnić i zaakceptować lub odrzucić. Wysyłka dokumentów do akceptacji klienta możliwa jest tylko w przypadku udostępnionego konta przedsiębiorcy.
Funkcja wysyłki wersji roboczych wydatków do akceptacji dotyczy wszystkich rodzajów wersji roboczych wydatków, dodanych:
- ręcznie,
- za pomocą OCR,
- zaimportowanych z KSeF.
Wysyłka wersji roboczej wydatku po stronie biura rachunkowego
Aby w systemie wFirma wysłać wersję roboczą wydatku do weryfikacji przez klienta, należy przejść na koncie klienta do zakładki WYDATKI » WERSJE ROBOCZE, a następnie zaznaczyć dokumenty, które mają zostać wysłane do weryfikacji przez klienta i kliknąć w menu WYŚLIJ DO AKCEPTACJI. Wtedy też wyświetli się dodatkowe okno z możliwością wpisania pytania do klienta, które zobaczy on po swojej stronie.
Wysyłka dokumentu do akceptacji możliwa jest również w zakładce WYDATKI » WERSJE ROBOCZE podczas księgowania dokumentów.
Po kliknięciu przycisku WYŚLIJ DO AKCEPTACJI pojawi się okno, gdzie biuro rachunkowe może wpisać pytanie do klienta dotyczące danego wydatku.
Po wysłaniu dokumentu do weryfikacji pojawi się ikona informująca, że wersja robocza wydatku została wysłana do akceptacji klienta.
Akceptacja wydatku po stronie przedsiębiorcy
Przedsiębiorca po zalogowaniu się do konta otrzyma komunikat z informacją, że posiada nową wersję roboczą wydatku do weryfikacji.
Po kliknięciu PRZEJDŹ DO WERYFIKACJI zostanie otwarta wersja robocza wydatku wraz z pytaniem biura oraz z polem do wpisania odpowiedzi. Przedsiębiorca ma z tego poziomu możliwość zaakceptowania wydatku lub jego odrzucenia.
Jeżeli system rozpozna, że dany wydatek związany jest z pojazdem, to w przypadku, gdy przedsiębiorca posiada w systemie więcej niż jeden samochód wówczas również z tego miejsca przedsiębiorca będzie miał możliwość dokonania wyboru, którego pojazdu dodanego w systemie dotyczy wydatek.
Do widoku weryfikacji wersji roboczej przedsiębiorca może również przejść później, poprzez zakładkę WYDATKI » WERSJE ROBOCZE. Po zaznaczeniu wersji roboczych możliwy jest wybór z menu akcji AKCEPTUJ.
Dokumenty oczekujące na akceptację posiadają status OCZEKUJE NA AKCEPTACJĘ.
Z tego poziomu przedsiębiorca ma również możliwość samodzielnego zainicjowania akceptacji wydatków, poprzez zaznaczenie wersji roboczych oraz kliknięciu AKCEPTUJ z menu akcji.
Zaakceptowana wersja robocza wydatku
Po zaakceptowaniu danego wydatku po stronie klienta jak i po stronie biura w zakładce WYDATKI » WERSJE ROBOCZE widoczna jest informacja, że dany wydatek został zaakceptowany.
Po zaznaczeniu danej wersji roboczej wydatku oraz kliknięciu KSIĘGUJ WERSJĘ ROBOCZĄ zostanie otwarte okno wraz z widokiem pytania biura oraz odpowiedzi klienta.
Odrzucenie wersji roboczej wydatku
Po odrzuceniu wersji roboczej wydatku przez przedsiębiorcę, dokument zostanie usunięty z listy wersji roboczych wydatków i zostanie przeniesiony do folderu FAKTURY ODRZUCONE w zakładce CRM » DOKUMENTY. Szef biura ma możliwość przywrócenia odrzuconej faktury do wersji roboczej lub usunięcia jej na stałe.
Historia obiegu dokumentu
W zakładce WYDATKI » ZAKSIĘGOWANE oraz WYDATKI » WERSJE ROBOCZE w szczegółach dokumentu dostępna jest korespondencja przeprowadzona przez biuro oraz klienta dotycząca danego wydatku. Dostępne są informacje dotyczące:
pytania przesłanego do przedsiębiorcy,
uzasadnienia wydatku uzupełnionego przez przedsiębiorcę,
statusu obiegu dokumentu, jak: Wysłany do akceptacji, Odrzucony, Zatwierdzony
daty i godziny kiedy dana czynność miała miejsce.
