Udostępnianie kont klientom biura rachunkowego

System wFirma dla Biur Rachunkowych jest skonstruowany w taki sposób aby połączyć codzienną pracę przedsiębiorcy i księgowego. Dlatego też szef biura rachunkowego ma możliwość zarówno założenia konta dla swojego klienta, jak i jego udostępnienia przedsiębiorcy.   

Aby móc udostępnić konto klientowi w pierwszej kolejności należy je utworzyć, o czym więcej w artykule: Tworzenie kont dla klientów przez biuro rachunkowe.

Dzięki temu, czas potrzebny na obsługę klienta jest znacznie skrócony ponieważ zarówno niektóre działania wykonywane przez klienta takie jak np. wystawiane faktury ujmowane są bezpośrednio w ewidencjach oraz ma on możliwość podglądu udostępnionych wyliczeń i dokonania zapłaty podatków bezpośrednio z systemu bez ingerencji księgowej czy opiekuna.

Jak udostępnić konto klientowi?

Aby dać klientowi dostęp do systemu, należy z pozycji konta danej firmy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Następnie poprzez opcję DODAJ należy utworzyć dostęp dla przedsiębiorcy.

Udostępnianie kont klientom biura rachunkowego - jak dodać użytkownika?

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wymagane dane. Ważne jest to, aby pamiętać, że adres e-mail będzie loginem dla klienta. Po uzupełnieniu wszystkich informacji, w pozycji UPRAWNIENIA należy wybrać z listy opcję PRZEDSIĘBIORCA. Po kliknięciu na przycisk ZAPISZ zostanie wyświetlone kolejne okno, w którym w celach autoryzacyjnych należy podać hasło do systemu (hasło, którym posługuje się szef biura).

Udostępnianie kont klientom biura rachunkowego - autoryzacja

Po kliknięciu opcji AUTORYZUJ przedsiębiorca zostanie automatycznie dodany do listy użytkowników. Następnie na podany adres e-mail zostanie wysłany link do aktywacji konta. 

Po kliknięciu w opcję AKTYWUJ KONTO klient zostanie przeniesiony do strony, która umożliwi aktywację konta, ustawienie hasła dla konta w serwisie oraz zaakceptowanie regulaminu serwisu.

Udostępnianie kont klientom biura rachunkowego - aktywacja konta

W celu zalogowania do systemu na stronie: https://wfirma.pl/logowanie klient podaje jako adres mailowy, adres który szef biura wprowadził w systemie podczas dodawania użytkownika jako przedsiębiorcy natomiast jako hasło klient wykorzystuje hasło które nadał w momencie aktywacji konta.
 

Szef biura rachunkowego może w prosty sposób skontrolować, czy klient któremu zostało udostępnione konto poprawnie skonfigurował dostęp. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Jeżeli w tabeli obok użytkownika oznaczonego jako PRZEDSIĘBIORCA widnieje ikona czerwonego ludzika - oznacza to, że klient nie aktywował dostępu a tym samym nie zalogował się do systemu. W takim przypadku możliwe jest wysłanie ponownego linku aktywacyjnego drogą mailową. W tym celu wystarczy kliknąć w ikonę czerwonego ludzika i potwierdzić komunikat który się pojawi wybierając TAK.

Udostępnianie kont klientom biura rachunkowego - ikonka czerwonego ludzika

W jakim celu udostępniać klientowi konto?

Najbardziej optymalne rozwiązania osiąga się wykorzystując działania klienta. Udostępniając przedsiębiorcy konto może on m.in.:

  • wystawiać faktury VAT i faktury bez VAT, faktury zaliczkowe i faktury końcowe czy faktury VAT marża - dzięki temu cała sprzedaż będzie automatycznie zaksięgowana. O ile ręczne wprowadzanie zwykłych faktur sprzedaży zwykle nie generuje problemów, o tyle parowanie faktur zaliczkowych i końcowych czy księgowanie faktur VAT marża przysparza sporo pracy. Umożliwiając klientowi wystawianie faktur na w systemie całkowicie eliminujemy ten problem.
  • w przypadku posiadania samochodu osobowego od którego odliczane jest 100% VAT klient ma możliwość samodzielnego prowadzenia kilometrówki dla celów VAT w systemie. Dzięki temu, księgowa lub opiekun oszczędza czas na wypełnianiu tabelek z przejazdami które odbywa klient.
  • dodawać faktury zakupu w CRM » DOKUMENTY dzięki czemu nie ma potrzeby by klient dostarczał faktury w formie papierowej do biura. Wszystkie pliki na koniec miesiąca można zaznaczyć i przekazać do przetworzenia przez OCR, a następnie sprawdzić zgodność danych. 
  • dodawać faktury bezpośrednio do OCR w zakładce: START » STRONA GŁÓWNA » OCR - DODAJ WYDATKI NA PODSTAWIE PLIKU dzięki czemu automatycznie zostanie utworzona wersja robocza wydatku która jedynie musi zostać zatwierdzona przez opiekuna. Podczas księgowania dokumentów tworzone jest automatycznie archiwum. Zarówno księgowy jak i przedsiębiorca mogą w każdej chwili sprawdzić podgląd dokumentu zakupu.
  • podejrzeć kwoty wyliczeń podatków i ZUS oraz zlecić ich płatność bezpośrednio z systemu do US/ZUS. Ogranicza to potrzebę klienta do kontaktu z biurem.
  • sprawdzić analizy wysokości przychodów i kosztów lub pobrać podsumowanie KPiR - to również ogranicza ilość zapytań ze strony klienta do biura. Jest on w stanie samodzielnie w każdej chwili pobrać dane jakie mogą mu być potrzebne np do wniosku o leasing.

Nowy JPK_V7 wymaga od opiekuna dodatkowej weryfikacji danych zawartych w JPK na skutek wprowadzenia dodatkowych oznaczeń transakcji, rodzajów sprzedaży, przedmiotu sprzedaży, kontrahentów itp. Udostępnienie konta klientowi usprawni pracę w biurze rachunkowym ponieważ wystawiając faktury z systemu, niektóre z oznaczeń nadawać się będą automatycznie (bez ingerencji księgowej). Są to m.in.:

  • w przypadku pakietu z rozbudowanym magazynem - wystawiając faktury automatycznie będzie zaczytany kod GTU,

  • po oznaczeniu w CRM kontrahenta jako podmiot powiązany - w JPK_V7 zostanie automatycznie dodane oznaczenie TP,

  • faktury do paragonu wystawione z systemu będą automatycznie oznaczane symbolem FP w JPK_V7,

Dzięki temu, że podczas wystawiania faktur przez klienta system automatycznie będzie nadawał niektóre z kodów w JPK_V7, po stronie opiekuna pozostanie jedynie skontrolowanie poprawności wystawionej faktury. Pozostałe niezbędne oznaczenia, opiekun będzie mógł nadać podczas księgowania faktur. Dodatkowo funkcja draftów faktur z których będzie mógł korzystać klient zminimalizuje ryzyko błędów i wystawianych korekt danych formalnych co również wpłynie na oszczędność czasu po stronie biura rachunkowego.

Udostępnienie konta przedsiębiorcy jest całkowicie bezpieczne i nie generuje dodatkowych opłat. Dzięki funkcji zamykania okresów księgowych opiekun czy szef biura mają kontrolę nad tym w jakim miesiącu przedsiębiorca może wprowadzać lub zmieniać dane. Mamy pewność, że nie wprowadzi on żadnych modyfikacji do miesiąca będącego w trakcie księgowana lub zamkniętego poprzez wyliczenie podatków.

Po udostępnieniu konta klientowi nie ma możliwości ograniczenia uprawnień przedsiębiorcy. Jednak nie ma on dostępu do wszystkich funkcji i zakładek na koncie. Związane jest to z faktem, że za prawidłowość rozliczeń podatkowych odpowiada biuro rachunkowe. Szczegółowe omówienie do czego ma dostęp przedsiębiorca na koncie znajduje się w artykule: Co widzi przedsiębiorca w systemie?