Proces zatrudnienia pracownika krok po kroku

Proces zatrudnienia i uzupełniania przez pracownika dokumentów, które powinien dostarczyć pracodawcy często się przeciąga. Jest na to sposób - wystarczy dać cały komplet dokumentów pracownikowi od razu. Wówczas można mieć pewność, że żaden obowiązek pracodawcy nie zostanie pominięty. Jak wygląda proces zatrudnienia pracownika w systemie MojeBiuro24? Poniżej instrukcja jak wygenerować paczkę dokumentów, które pracownik musi otrzymać na początku zatrudnienia do podpisania.

Wprowadzanie pracownika w systemie

W systemie MojeBiuro24 można pracownika dodać na dwa sposoby. W zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA do wyboru są dwie opcje:

• Dodaj pracownika ręcznie - gdzie dane powinien wprowadzić samodzielnie użytkownik
• Udostępnij kwestionariusz online - co pozwala na wysłanie formularza do uzupełnienia danych kandydatowi na pracownika, a po odesłaniu wystarczy potwierdzić te dane.

Wystawianie dokumentów pracownikowi

Akcja Wystaw pozwala na sporządzenie pracownikowi różnych dokumentów, bez konieczności przechodzenia do innych zakładek. Wszystkie dokumenty dostępne w tym miejscu wymagają określenia odpowiednich parametrów, więc w przypadku zaznaczenia wielu pracowników będą pojawiały się po kolei okna do uzupełnienia poszczególnych informacji. Po najechaniu na tę wspomnianą akcję użytkownik ma możliwość dodania takich dokumentów jak:

• skierowania na badania (od którego tak naprawdę zaczyna się proces zatrudnienia pracownika) - tu należy określić stanowisko i czynniki szkodliwe występujące w opisanych warunkach pracy.
• umowy - ważne jest określenie  indywidualnych szczegółów umowy, jak okres jej trwania, wynagrodzenie, stanowisko i miejsce pracy a także parametry ubezpieczeniowe i podatkowe bądź też inne ustalenia.
• zaświadczenia - tu należy określić rodzaj zaświadczenia , a także okres za jaki powinno zostać wystawione.

Jeśli jeden z pracowników został zaznaczony przypadkowo i nie chcemy, aby dany dokument został dla niego wygenerowany, wówczas wystarczy kliknąć na przycisk POMIŃ. To spowoduje, że będą dodawane formularze dla kolejnych osób. W przypadku kliknięcia na ANULUJ akcja zostanie przerwana i nie zostanie wydrukowany dokument dla żadnego z pracowników.

Kliknięcie na DRUKUJ spowoduje pojawienie się okna, w którym można wybrać jak powinny zostać wygenerowane dokumenty:

• jeden plik PDF - wówczas dokumenty zostaną pobrane na dysk w jednym pliku PDF nawet jeśli dotyczą wielu pracowników;
• spakowane w ZIP - dokumenty zostaną pobrane w podziale na każdego pracownika odrębnie.

Dodatkowo w tym miejscu można wybrać opcję wysyłki dokumentu bezpośrednio na adres e-mail pracownika wybierając:

• wyślij do pracownika - załącznik,
• wyślij do pracownika - w treści (HTML).

Proces zatrudnienia pracownika a dokumenty do akt osobowych i rozliczenia podatkowo-składkowego

Pod akcją Drukuj znajdują się dokumenty, które zwykle nie wymagają ingerencji użytkownika. Oznacza to, że zapisują się od razu do pliku, nie ma możliwości ich edycji. Wspomniane formularze można wydrukować dla jednego bądź wielu pracowników. Dane, które  uzupełniono w systemie, zostaną automatycznie naniesiona na te wydruki.

Dokumenty, jakie można wygenerować korzystając z akcji Drukuj to: 

• dokumenty do zatrudnienia,
• informacja o zatrudnieniu na cele PFRON,
• lista obecności,
• kartoteka dochodowa,
• kartoteka wynagrodzeń,
• informacja roczna dla osoby ubezpieczonej,
• paski płac,
• informacja o warunkach zatrudnienia,

- przy czym informację o zatrudnieniu oraz listę obecności można wygenerować bez zaznaczenia pracowników, gdyż są to dokumenty ogólne.

Proces zatrudnienia pracownika w firmie powinien rozpocząć się od wypełniania dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych. Zaznaczając pracownika bądź kilku pracowników i wybierając akcję DRUKUJ » DOKUMENTY DO ZATRUDNIENIA można takie druki wygenerować.

Po pojawieniu się okna dialogowego można wybrać jakie dokumenty chcemy wygenerować w danym momencie. Okno jest podzielone na zakładki z drukami dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę - zakładka Umowa o pracę, bądź dla zleceniobiorcy/wykonawcy - Umowa cywilnoprawna.

W zakładce Umowa o pracę znaleźć można: 

• kwestionariusz osobowy,
• informację o równym traktowaniu,
• klauzulę informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla pracownika,
• oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich,
• oświadczenie pracownika dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
• wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,
• kartę szkolenia BHP,
• PIT 2.

Wybór ZAZNACZ WSZYSTKIE/ODZNACZ WSZYSTKIE spowoduje zbiorcze zaznaczenie wszystkich dokumentów do druku, bądź ich odznaczenie.

W zakładce Umowy cywilnoprawne użytkownik może zaznaczyć:

• oświadczenie wykonawcy dzieła dla celów podatkowych, 
• oświadczenie zleceniobiorcy dla celów podatkowych i ubezpieczenia ZUS, 
• klauzulę informacyjną dotycząca przetwarzania danych osobowych dla wykonawcy umowy cywilnoprawnej.

Po wyborze GENERUJ na dysk zostanie pobrany plik z dokumentami.