Przypomnienie o braku płatności poprzez SMS lub e-mail

System mojebiuro24.pl umożliwia wysłanie przypomnienia o braku płatności za fakturę drogą mailową oraz SMS-em. Przypomnienia wysyłane są automatycznie dla danego kontrahenta do każdej nierozliczonej faktury, przed lub po terminie płatności, w zdefiniowanym czasie - wystarczy zdefiniować przypomnienie o braku płatności które zostanie wysłane do klientów.

Przypomnienie o braku płatności - dodawanie szablonów

Aby utworzyć szablon przypomnień należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » PRZYPOMNIENIA O BRAKU PŁATNOŚCI. Możliwy jest wybór dwóch form przypomnień: E-MAIL lub SMS. Przypomnienie o braku płatności jest wysyłane tylko wtedy, gdy z fakturą jest powiązany kontrahent ujęty w katalogu kontrahentów z zawartym adresem e-mail lub numerem telefonu. Przypomnienie wymaga określenia treści wysyłanych szablonów i określenia sposobu ich wysyłki (ręcznie lub automatycznie).

Przypomnienia wysyłane przez e-mail

Przez wybór opcji DODAJ PRZYPOMNIENIE w sekcji E-mail można wprowadzić wzór nowego przypomnienia, które będzie automatycznie wysyłane po dacie lub przed datą płatności (określonej w polu CZAS) lub jeśli oznaczymy funkcję PRZYPOMNIENIE RĘCZNE będzie wysyłane po ręcznym jego wysłaniu.

TREŚĆ oraz TEMAT przypomnienia można wprowadzić dowolnie. Można również stosować znaczniki, które podczas wysyłki zostaną zamienione na tekst, odpowiednio według wzoru:

• [faktura] - numer faktury
• [termin] - termin płatności
• [dni_po_terminie] - liczba dni po terminie
• [kontrahent] - nazwa kontrahenta
• [wystawca] - nazwa firmy
• [pozostało] - pozostało do zapłaty
• [razem] - kwota razem
• [hash] - kod autoryzacyjny faktury
• [konto] - numer rachunku bankowego.

Dodatkowo można określić czy jest to "DOMYŚLNE PRZYPOMNIENIE" (okno pojawia się po oznaczeniu funkcji PRZYPOMNIENIE RĘCZNE).

W stopce wiadomości e-mail automatycznie zostaną dołączone dane firmy, która wysyła przypomnienie.

W celu zmiany opcji przypomnień (np. zmiany treści czy terminu wysyłania) należy zaznaczyć dane przypomnienie z listy i wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ. W wyświetlonym oknie modyfikacji można wówczas wprowadzić pożądane zmiany.

Aby zrezygnować z wysyłania wprowadzonego przypomnienia wystarczy go zaznaczyć, a następnie wybrać opcję USUŃ lub podczas modyfikacji przypomnienia wybrać opcję PRZYPOMNIENIE RĘCZNE.W sytuacji gdy mamy zdefiniowanych kilka przypomnień domyślnych możliwe jest podczas ręcznego generowania przypomnienia o braku płatności wybrania z jednego prowadzonych szablonów przypomnień.

Przypomnienia wysyłane przez SMS

Wysyłanie przypomnień o braku płatności za pomocą SMS wymaga przeprowadzenia integracji z systemem SmsApi.

Poprawne dokonanie integracji pozwoli na utworzenie szablonu przypomnienia SMS przez wybranie opcji DODAJ PRZYPOMNIENIE w sekcji SMS.

W oknie dodawania nowego ręcznego przypomnienia pojawia się domyślny szablon treści, który można dowolnie modyfikować. W treści można również stosować znaczniki, które podczas wysyłki zostaną zamienione na tekst, odpowiednio według wzoru:

• [faktury] - numery faktur oddzielone przecinkami
• [wystawca] - nazwa firmy
• [pozostało] - pozostało do zapłaty
• [konto] - numer rachunku bankowego

Przypomnienie SMS ma ograniczoną liczbę znaków, która wynosi 134 (nie biorąc pod uwagę polskich znaków, które skracają liczbę znaków wiadomości). Po przekroczeniu limitu znaków dalsza część treści zostanie ujęta w kolejnej wiadomości SMS.

Zarządzanie przypomnieniami kontrahentów

Przypomnienia o braku płatności można wysyłać tylko do kontrahentów, którzy zostali ujęci w katalogu widocznym w zakładce CRM » KONTRAHENCI wraz z podaniem adresu e-mail i/lub numerem telefonu, w zależności od formy przypomnienia (e-mail lub SMS).

Wysyłanie przypomnień z systemu

Przypomnienia drogą mailową można wysyłać ręcznie lub automatycznie dla każdej nierozliczonej faktury - przed lub po terminie płatności, w zdefiniowanym czasie. Natomiast przypomnienia SMS można wysyłać tylko ręcznie.

Ręczne wysyłanie przypomnień o braku płatności następuje przez zaznaczenie danej faktury w zakładce:

• PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybraniu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL/WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE SMS,

• PRZYCHODY » WINDYKACJA » WIERZYTELNOŚCI i wybraniu opcji WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE,

• START » FAKTURY Z NIEUREGULOWANĄ PŁATNOŚCIĄ » PRZEJDŹ DO PEŁNEGO WIDOKU » NIEUREGULOWANE PŁATNOŚCI i wybraniu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL/WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE SMS,

Wyłączenie przypomnień

Aby całkowicie wyłączyć wysyłanie przypomnień dla danego kontrahenta należy w zakładce CRM » KONTRAHENCI zaznaczyć kontrahenta z listy i wybrać opcję z górnego menu MODYFIKUJ. Następnie należy przejść do zakładki FAKTURY i odznaczyć opcję PRZYPOMINAJ O NIEZAPŁACONYCH FAKTURACH. Po zapisaniu zmian system nie będzie wysyłał żadnych przypomnień do danego kontrahenta.